Für Firmen, die einer Kultur der lokalen Laufwerke anhängen und in denen sich Mitarbeiter*innen ausschließlich E-Mails schreiben, ist Microsoft Teams wie eine kleine Revolution. Ohne Blutvergießen, dafür mit positiven Folgen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit.
Microsoft Teams ist der Einstieg in eine offene und digitale Arbeitswelt. MS Teams schafft einen virtuellen Arbeitsraum, in dem sich Teammitglieder eins zu eins austauschen, Dateien senden und gemeinsam bearbeiten können. Als Ergebnis steht eine effektivere Zusammenarbeit im Team. Ohne zu übertreiben, kann MS Teams für viele Unternehmen also eine kleine Revolution in der Zusammenarbeit bedeuten. Vorausgesetzt, das Potenzial dieses Collaboration-Tools für produktiveres und effizienteres Arbeiten im Team wird erkannt.
Beispiel für ineffiziente Zusammenarbeit ohne Microsoft Teams
Immer häufiger sind Aufgaben in Form von Projekten organisiert. In der betrieblichen Praxis tauschen sich die Mitglieder des Projektteams untereinander aus und benötigen Zugriff auf Dokumente und Dateien, die das Projekt betreffen. Sehen wir uns im Folgenden einmal ein Beispiel eines (ineffizienten) Arbeitsprozesses an:
Kollege A schreibt Kollegin B, die an einem anderen Standort des Unternehmens arbeitet, eine E-Mail. Sie möge ihm doch bitte eine bestimmte Datei zusenden, die für das gemeinsame Projekt wichtig ist und in die A Einblick haben möchte. A weiß, dass B diese Datei lokal auf Ihrem Rechner gespeichert hat. Kollegin B antwortet aber nicht. Nach einer halben Stunde ruft A bei ihr an. Er erfährt, dass B für längere Zeit krankgeschrieben ist. Da niemand sonst Zugriff auf den Rechner von ihr hat, beschließt A solange zu warten, bis B wieder im Büro ist. A widmet sich deshalb erst einmal einer anderen Aufgabe, weil er im eigentlichen Projekt nicht weiterkommt.
Mit Microsoft Teams besser im Projekt zusammenarbeiten
Bei der Nutzung von MS Teams wäre diese Hürde in der Zusammenarbeit wohl gar nicht erst entstanden. Denn: MS Teams ist so etwas wie ein virtueller Arbeitsraum, in dem alle Arbeitsprozesse, die in der Gruppe stattfinden, an einem Ort gebündelt werden. Dies kann also auch eine Projektgruppe sein. Dazu gehören beispielsweise auch das Speichern und Verarbeiten von Dokumenten.
Jedes Team in Microsoft Teams verfügt über so genannte Kanäle, in denen jeweils zum Beispiel Dokumentenbibliotheken oder andere Dateien gespeichert und freigegeben werden können. In der Bibliothek eines Teams gespeicherte Dateien sind für alle Teammitglieder zugänglich. Diese können gemeinsam an Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokumenten arbeiten. Auf unser Beispiel bezogen, hätte mit dem Collaboration-Tool MS Teams jeder aus dem Projektteam auf alle wichtigen Dateien Zugriff gehabt.
Fürs Speichern von Dateien in MS Teams gibt es zwei Wege, die wir im Blog-Beitrag Dokumentenmanagement: Dateien einfach und effizient organisieren beschreiben.
Viele Unternehmen sind heute jedoch nach wie vor von einer lokalen Laufwerk-Kultur geprägt. Das Problem: So verschieden die Mitarbeiter*innen eines Teams von ihrer Persönlichkeit her sind, so verschieden ist auch deren Auffassung von der Benennung einzelner Ordner, Dateien und von deren Ablageort. Oft weiß in einem Team nur eine Person, wo eine Datei zu finden ist. Es liegt auf der Hand, dass dadurch die Zusammenarbeit ungemein erschwert wird.
Einsparungen durch Collaboration mit Microsoft Teams
Für eine Studie zu MS Teams hatte Microsoft das Marktforschungsunternehmen Forrester Research beauftragt, den wirtschaftlichen Nutzen bei einem unternehmensweiten Einsatz von MS Teams zu berechnen. Dafür gingen die Marktforscher von einer theoretischen Firma mit 5.000 Nutzern aus. Das Ergebnis der Studie: Die Firma soll über drei Jahre 30 Millionen Dollar einsparen können, bei Gesamtkosten von 3,3 Millionen Dollar. Für die Studie wurden 260 Unternehmen auf Basis folgender Aufgaben-Kategorien befragt:
– Kommunikation über Chat, Meetings und Telefonie
– Zusammenarbeit mit integrierten Office 365-Apps
– Anpassungen und Erweiterungen mit Drittanbieter-Apps, Prozessen und Geräten
– Vertrauensbasiertes Arbeiten mit Sicherheit, Compliance und Managebarkeit
Wie realistisch diese Werte sind, lässt sich indes nur schwer beurteilen. Dennoch gibt Forrester in der Studie interessante Anhaltspunkte, um den wirtschaftlichen Nutzen von Microsoft Teams besser einzuschätzen.
Der Chat als zentrale Funktion von Microsoft Teams
Die zentrale Funktion von MS Teams ist der Chat, über den sich Teammitglieder eins zu eins austauschen und Dateien senden können, an denen dann gemeinsam gearbeitet wird. In Projektteams wird generell viel kommuniziert, und nicht selten befinden sich die Projektbeteiligten an unterschiedlichen Standorten.
Mit MS Teams ist es möglich, ad hoc einen virtuellen Team-Chat, Telefon- oder Videoanrufe zu starten oder mit ein paar Klicks eine virtuelle Besprechung anzuberaumen. Wer gemeinsam an Dateien arbeitet, teilt per Knopfdruck seinen Bildschirm. Die miteinander kommunizierenden Teammitglieder können so beispielsweise Erläuterungen zu Dokumentinhalten live verfolgen und besser nachvollziehen. Dieser Eins-zu-eins-Austausch ermöglicht schneller konkrete Arbeitsergebnisse.
Einbinden Externer in Microsoft Teams
Gerade in Projekten sitzen die Teammitglieder nicht immer an einem Ort, geschweige denn in einem Büro zusammen. Dies gilt vor allem für externe Auftragnehmer oder Freelancer.
Mit Microsoft Teams als virtuellem Arbeitsplatz innerhalb von Office 365 ist eine moderne Form der Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg möglich. Unternehmen können jede Person mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse als Gast zu MS Teams einladen – mit vollem Zugriff auf Team-Chats, Meetings, digitale Assistenten, Anwendungen von Drittanbietern und Dateien. Voraussetzung: Externe benötigen für den Zugang zu MS Teams ein Office 365-Konto oder eine Windows-Live-ID.
Microsoft Teams verhindert Wissenssilos
Eine zunehmende Vernetzung von Geräten (Internet of Things) ist eine logische Konsequenz der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Doch die Vernetzung bezieht sich nicht nur auf die technologische Ebene. Auch Menschen, und mithin Mitarbeiter*innen, sind bei ihrer Arbeit immer häufiger miteinander vernetzt. Gerade in Teams, die an gemeinsamen Projekten arbeiten, ist diese Vernetzung essenziell für gute Arbeitsergebnisse. Die Digitalisierung verändert somit auch die Art und Weise der Zusammenarbeit und des Austauschs untereinander.
Wer sich vernetzt, für den macht Silodenke keinen Sinn. Wissensilos, also abgeschirmte Wissenseinheiten, die unkoordiniert und ohne Austausch nebeneinanderher und aneinander vorbei arbeiten, werden durch Vernetzung und eine immer höhere Transparenz der Arbeit vermieden. Diese Transparenz entsteht vor allem durch den Einsatz kollaborativer Arbeitsinstrumente, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Wissenssilos werden aufgebrochen sowie Arbeitsabläufe und Innovationsprozesse beschleunigt.
„Moderne Wissensarbeit findet immer mehr in Teams statt. Gleichzeitig werden Arbeitsweisen und -prozesse immer individueller. Smarte, flexible Tools wie Microsoft Teams helfen, dem gerecht zu werden – ohne Abstriche bei Sicherheit, Datenschutz oder in der Kollaboration“, wird Jörg Petter, Business Lead Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland in einer Pressemeldung zitiert. Wer bereits über eine Lizenz für Office 365 verfügt, kann MS Teams recht schnell nutzen. Für alle anderen bedarf es zunächst einer Modernisierung ihrer Infrastruktur sowie eine Auseinandersetzung mit dem Thema „Sicherheit in der Cloud“, denn MS Teams ist On-Premise nicht verfügbar.
Microsoft Teams ist die Antwort auf die vernetzte Arbeitswelt
Wer MS Teams nutzen will, muss also umdenken. Umdenken, wenn es um Kommunikationsprozesse sowie den Umgang mit Dateien und Dokumenten geht. Einige Mitarbeiter*innen mag es zunächst Überwindung kosten, sich gedanklich – und auch praktisch – von lieb gewonnenen Arbeitsroutinen, wie etwa dem Speichern von Dokumenten auf lokalen Laufwerken zu lösen. Mit der Zeit jedoch werden sich die Schleier des Ungewohnten und der Unsicherheit lichten. Dann wird die Sicht klarer und es setzt sich die Erkenntnis durch, dass Collaboration-Tools die Antwort auf die Anforderungen einer modernen, vernetzten Arbeitswelt sind.
