KI, Automationen und RPA: So nutzen Unternehmen sie richtig und überwinden Unsicherheiten

Künstliche Intelligenz, Automatisierungen und RPA halten zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Dabei zeigt sich die Mehrheit von Unternehmen offen gegenüber dieser Methoden. Dennoch stellt sich oft die Frage, was mit Unternehmensdaten passiert.

Dabei gilt: Skepsis ist kein Zeichen von Technikfeindlichkeit, sondern Ausdruck eines berechtigten Bedürfnisses nach Kontrolle, Transparenz und Sicherheit.  

Dieser Beitrag zeigt, welche Hemmnisse besonders beim Einsatz von KI bestehen und was in Abgrenzung zu Automatisierung und RPA relevant ist. Wir gehen auf Bedenken ein, die vor allem in Richtung KI-Einsatz bestehen und klären darüber auf, von welchen Vorteilen Unternehmen beim Einsatz der drei Techniken profitieren. 

Nicht jede Automatisierung ist Künstliche Intelligenz. Einige nutzen diese Begriffe synonym oder vermuten hinter Automatisierungen bereits KI. Eine klare Abgrenzung hilft, falsche Erwartungen zu vermeiden und Akzeptanz zu fördern: 

Viele Unternehmen sammeln positive Erfahrungen, wenn sie zunächst mit klar nachvollziehbaren Automatisierungen oder RPA starten und KI schrittweise dort ergänzen, wo sie einen echten Mehrwert bietet.  

Unser Tipp: Unternehmen sollten Prozesse prüfen, die sich sinnvoll automatisieren lassen. Wie beim Einsatz von KI gilt auch hier Vorarbeit zu leisten. Je genauer geprüft wird, wie die Techniken genutzt werden, desto besser die Use Cases und auch die Akzeptanz. 

Obwohl Unternehmen auch noch viel über RPA und Automatisierung lernen können, wollen wir uns aufgrund der Aktualität der Technik im Folgenden auf das neuste Thema Künstliche Intelligenz fokussieren und die Bewertung, ob KI mehr Chancen bietet als mit Hemmnissen verbunden ist. 

Laut einer Bitkom-Studie von 2025 bewerten 81 Prozent der befragten Unternehmen Künstliche Intelligenz als wichtigste Zukunftstechnologie. Dabei wird KI von insgesamt 83 Prozent der Unternehmen im Jahr 2025 „eher als Chance“ und „weitgehend als Chance“ betrachtet. Zum Vergleich: Im Jahr 2023 waren es nur 68 Prozent. 

Die Bitkom-Studie zeigt neben den Vorteilen auch Hemmnisse beim Einsatz von KI auf.  

Außerdem wird deutlich, dass es auch intern Faktoren gibt, die den Einsatz von KI noch ausbremsen. Dazu zählt beispielsweise: 

Technologisch werden als Hemmnisse beispielsweise die mangelnde Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse genannt bei 38 Prozent aller Unternehmen und 31 Prozent von Unternehmen, die KI nutzen. Fehlende Use Cases benannten 23 Prozent aller Unternehmen und 14 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen. 

Es zeigt sich, dass Unternehmen KI nicht grundlegend als ungeeignet einstufen, sondern sich klarere Rahmenbedingungen wünschen und sie einen strukturierten Einstieg benötigen. 

Hemmnisse KI einzusetzen, werden als geringer eingeschätzt, wenn bereits KI genutzt wird. Auch die Faktoren fehlendes Know-how oder Anforderung an Datenschutz werden als geringere Hemmnisse bewertet, wenn Künstliche Intelligenz bereits eingeführt wurde.  

Wer sich mit KI beschäftigt, kann sie besser einschätzen und auch nutzen, um Klarheit über Themen zu erhalten, die im Voraus ggf. undurchsichtig wirken. 

Wir empfehlen daher folgende Aspekte zu berücksichtigen, um eine hohe Akzeptanz gegenüber dem Einsatz von KI zu schaffen:  

Unternehmen haben Datenschutzbedenken und auch Erwerbstätige bewerten diesen Faktor als Hemmnis bei dem Umgang mit KI. 66 Prozent der Befragten der Bitkom-Studie empfindet als größten Nachteil, dass unklar sei, an wen die Daten gehen. Als weitere Nachteile werden weniger menschlicher Kontakt genannt und dass unklar sei, wer für Fehler verantwortlich ist. 

Trotz der Bedenken sagen aber 51 Prozent der Befragten, dass Unternehmen, die KI nicht nutzen, keine Zukunft haben und 24 Prozent sind sich einig, dass KI ihr Geschäftsmodell verändern wird.  

Anforderungen an den Datenschutz und die Befürchtung, dass Unternehmensdaten unkontrolliert an Unbefugte weitergegeben werden, sind berechtigte Sorgen.  

Unser Tipp: Lösungen, wie Microsoft Copilot bieten klare Einstellungsmöglichkeiten, um zu definieren 

Nein, die Ergebnisse von Künstlicher Intelligenz sind nicht pauschal schlecht. Die Bitkom-Studie und auch die Deutsche Industrie und Handelskammer stellen jedoch heraus, dass die Qualität der Ergebnisse von KI manchmal nicht gut sein kann. 

Die Deutsche Industrie und Handelskammer rät dazu, dass Menschen Inhalte von Künstlicher Intelligenz prüfen sollen. Auch Schulungen von Mitarbeitenden werden empfohlen, um im Umgang mit KI Themen wie Datenschutz oder ethische Aspekte zu erfüllen.  

Unser Tipp: Wenn Unternehmen klar definieren, auf welche Inhalte KI-Agents oder Automationen zugreifen können, wird auch die Qualität der Antworten optimiert. So können Unternehmen sichergehen, welche und vor allem, dass aktuelle Dokumente und Inhalte verarbeitet werden, um im Idealfall mit Echtzeitdaten zu arbeiten. So wird verhindert, dass mit veralteten KPIs gearbeitet wird, was ein Faktor für schwache KI-Ergebnisse sein kann. 

Arbeitnehmer sorgen sich darum, dass der eigene Arbeitsplatz durch KI wegfallen könnte. Das zeigt auch die Bitkom-Studie, denn diese Aussage treffen 22 Prozent der Befragten. Fast ein Drittel mit 29 Prozent gab an, dass sie befürchten sich zu sehr auf KI zu verlassen und dadurch eigene Kompetenzen verloren gehen können. 25 Prozent haben Sorge, dass die eigene Arbeit durch den Einsatz von KI weniger wertvoll wird.

Klar ist: Durch Künstliche Intelligenz und Automatisierungen wird der Arbeitsmarkt transformiert. Dadurch können Arbeitsplätze reduziert werden, aber sich vielmehr Tätigkeiten verändern, als dass es tatsächlich insgesamt zu einem Stellenabbau kommt. Auch, da viele neue Tätigkeiten entstehen.

So sieht es auch das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und prognostiziert in ihrem IAB-Forschungsbericht 23/2025 Künstliche Intelligenz: Potenzielle Effekte für den deutschen Arbeitsmarkt: „Dem Abbau an Arbeitsplätzen wird ein Arbeitsplatzaufbau an anderer Stelle gegenüberstehen – allerdings immer unter der Prämisse, dass die dafür notwendigen Fachkräfte zur Stellenbesetzung zur Verfügung stehen.“ 

Ergänzt wird diese These im Forschungsbericht dadurch, dass Verluste von Arbeitsplätzen als Effekt nur dann ausgeglichen werden können, wenn Deutschland die Chancen von KI nutzt. Dazu muss stetig die Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz vorangetrieben werden und Deutschland darf in diesen Punkten nicht stagnieren und hinter anderen Volkswirtschaften zurückbleiben.

Wichtig: In erster Linie sollte KI als Tool gesehen werden, das Mitarbeitende unterstützt. Bereits bei Automatisierungen ist es häufig der Fall, dass redundante und sich häufig wiederholende Arbeitsschritte abgegeben werden, sodass sich Mitarbeitende stattdessen auf geschäftsrelevantere Aufgaben konzentrieren können. Das entkräftet bereits zwei genannte Befürchtungen. Denn Aufgaben werden nicht weniger wert, sondern verändern sich und können fokussierter wertschöpfend sein. Zudem zeigt sich hier ebenfalls, dass Mitarbeitende nicht komplett ersetzt werden, sondern sich je nach Einzelfall Tätigkeiten verschieben können, weg von einfachen, hin zu komplexeren Aufgaben.

RPA eignet sich besonders gut, um Vertrauen in Automatisierungstechnologien aufzubauen. Gerade deshalb entfaltet RPA dort Wirkung, wo Unternehmen konkrete Ziele verfolgen und schnelle, nachvollziehbare Ergebnisse erzielen möchten. 

RPA unterstützt Unternehmen insbesondere, wenn sie … 

…Fehler reduzieren wollen 

…Zeit für wertschöpfende Arbeit schaffen möchten 

…Systembrüche überbrücken müssen 

Der Mehrwert: Die Abläufe sind klar definiert, die Logik bleibt nachvollziehbar und die Ergebnisse sind unmittelbar messbar â€“ etwa durch Zeitersparnis, geringere Fehlerquoten oder eine bessere Prozessqualität. 
Mitarbeitende erleben die Automatisierung als konkrete Unterstützung im Arbeitsalltag, nicht als unkontrollierbaren Eingriff. 

Unser Tipp: Sind Unternehmen mit den Ergebnissen aus Automatisierung und RPA vertraut, lassen sich darauf aufbauend gezielt Anwendungsfälle identifizieren, in denen KI unterstützend eingesetzt werden kann. Auf diese Weise wird KI nicht als Black Box eingeführt, sondern als sinnvolle Erweiterung bestehender, bewährter Prozesse. 

Unsicherheiten gegenüber KI, Automatisierung und RPA lassen sich nicht durch Schlagworte abbauen. Entscheidend sind: 

Unternehmen, die schrittweise vorgehen und Erfahrungen sammeln, bauen nicht nur technisches Know-how auf, sondern vor allem Vertrauen bei Mitarbeitenden und Entscheidern.