In vielen Unternehmen gehört es zum Alltag, dass komplexe Dokumente erstellt werden und Bestandteil von unterschiedlichen Abläufen sind. Dies gilt beispielsweise für interne Prozesse, die Betreuung von Kund*innen, Abwicklung von Verkäufen oder die Erstellung von Berichten. Mit komplexen Dokumenten sind Rechnungen, Serviceschreiben, Lieferscheine oder verschiedene Arten von Verträgen gemeint.Dabei ist ein korrektes Dokumentenmanagement wichtig. Verlaufen die Bearbeitung von Dokumenten, Korrekturen und die Weitergabe bei Geschäftsprozessen noch manuell, besteht schnell die Möglichkeit, dass sich Fehler einschleichen. Wurde sich vertippt oder Angaben sind durch Copy-Paste falsch, ist das nicht nur unangenehm, sondern kann strafbar und im schlimmsten Fall geschäftsschädigend sein.Damit das nicht passiert, empfehlen wir die Dokumentenautomation. Im Folgenden machen wir Gründe deutlich, weshalb sich der Schritt in die Digitalisierung für Unternehmen lohnt und diese sich vom Papierchaos verabschieden sollten!
Unternehmen profitieren von einer großen Zeitersparnis
Die manuelle Erstellung von Dokumenten und deren Formatierung ist enorm zeitintensiv. Setzen Unternehmen stattdessen auf eine automatische Dokumentengenerierung, erreichen sie eine erhöhte Effizienz.Denn mit Hilfe von Vorlagen lässt sich ein einheitliches Corporate Design umsetzen, das in allen Dokumenten-Arten integrierbar ist: Vom E-Mail-Verkehr bis hin zu Präsentationen. Angebote können dank der Dokumentenautomation in kürzester Zeit an Kund*innen versendet werden, was nicht nur schnell, sondern auch professionell ist.Workflows verlaufen deutlich schneller, sodass sich gesetzte Deadlines einfacher einhalten lassen. Die Dokumentenautomation ist vor allem bei sich häufig wiederholenden Aufgaben ein großer Vorteil.
Durch die Dokumentenautomatisierung Fehler vermeiden
Dokumente durchlaufen unternehmensunabhängig von Anfang bis Ende verschiedene Prozesse. Das betrifft z. B. die Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Speicherung. Manuelle Aufgaben fördern jedoch, dass Copy-Paste-Fehler passieren. Wird die Generierung der Dokumente automatisiert, gehören Flüchtigkeitsfehler der Vergangenheit an.Die Dokumente sind einheitlich, können gemeinsam bearbeitet werden und jeder Zugriffsberechtigte hat immer die aktuelle Version zur Verfügung, ohne dass einzelne Beteiligte besprochene Anpassungen jeweils händisch vornehmen müssen.Offizielle Dokumente, die innerbetrieblich oder besonders extern versendet werden, sollten fehlerfrei sein. Zum einen gilt das für vermeidbare Typos. Zum anderen – und das ist besonders wichtig – drohen durch Fehler wie falsche Adress-Daten Geldstrafen, weil Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung vorliegen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Angebote einer falschen Person zugesendet werden oder noch ein inkorrekter Kundenname eingetragen ist.Die Automation von Dokumenten hat den Vorteil, dass Mitarbeitende darüber informiert werden, wenn die elektronischen Unterlagen nicht vollständig sind. Fehlt beispielsweise noch eine Unterschrift oder eine wichtige Information für eine Bestellung, kann das nicht übersehen werden.Aber nicht nur Menschen machen Fehler. Bei allen Vorteilen der Automatisierung können diese auch bei der Automatisierung passieren. Wer das vermeiden will, kann bei vielen Dokumentengeneratoren im Prozess eine Person als Kontrollinstanz zwischenschalten und deren Kompetenz und Fachwissen in die Abläufe einfließen lassen. So entsteht eine optimale Verbindung zwischen Mensch und Automation.Im Fachjargon wird das als „Human in the Loop“ bezeichnet. Das bedeutet, dass an bestimmten Stellen im Workflow ein Mitarbeitender die Aufgabe hat, bestimmte Aspekte zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Low-Code erlaubt einfachen Umgang mit Dokumentengenerierungs-Tool
Berührungsängste im Umgang mit IT-Anwendungen und digitalen Prozessen können bei der Dokumentenautomation einfach abgebaut werden. Denn viele Lösungen verfolgen einen Low-Code-Ansatz. Das heißt, dass keine oder nur wenig Programmierkenntnisse nötig sind.Dank der einfach gestalteten Benutzeroberfläche ist eine intuitive Bedienung möglich. Das Ziel und auch der Vorteil der Dokumentenautomation besteht darin, Prozesse zu vereinfachen. Das bezieht sich auch auf die Erfahrung von Mitarbeitenden, welche die Automation nutzen sollen. Vorlagen und Drag-and-Drop-Optionen ermöglichen einen intuitiven Umgang.
Verschiedene Daten und Inhalte lassen sich in einem Dokument zusammenführen
Die automatisierte Erstellung von Dokumenten hat viele Vorteile. Einer davon ist, dass die Inhalte der Dokumente komplex und Bilder, Tabellen, QR-Codes oder dynamischen Diagramme enthalten können.Diese können zudem aus unterschiedlichen Datenquellen stammen. Die meisten Dokumentengeneratoren arbeiten mit verschiedenen Systemen zusammen und lassen sich mit Drittanbietern verbinden. Dazu zählen:- SharePoint- Microsoft Teams– Oracle- Xero- SAP- Power Automate– Microsoft Entra ID- MS Dynamics 365Praktisch: Dadurch können Informationen aus unterschiedlichen Programmen zusammengeführt und in ein Dokument migriert werden. Das sorgt für Ordnung.
Dokumente können in unterschiedlichen Formaten veröffentlicht werden
Inhalte, die mit dem Datengenerator erstellt werden, können in unterschiedliche Ausgabeformate überführt werden. Unterstützt werden u. a. PDF, Word, Excel oder PowerPoint.Die Speichermöglichkeiten beziehen sich aber nicht nur auf die verschiedenen Ausgabeformate, sondern auch auf den Ort, wo die Lösungen eingesetzt werden können. Zur Auswahl stehen häufig On-Premises oder Cloud. Dokumente sind dann überall und ortsunabhängig verfügbar, was die Zusammenarbeit erleichtert.Außerdem sorgt eine Automatisierung der Dokumentenerstellung dafür, dass Prozesse papierlos(er) verlaufen. Das bewerten wir als weiteren Vorteil, weil Unternehmen Ressourcen einsparen und ihren ökologischen Fußabdruck verringern.
Was ist der richtige Dokumentengenerator?
Es gibt einige Anwendungen am Markt, mit denen sich die Dokumentenerstellung automatisieren lässt. In der Praxis mit Kunden und Kundinnen hat sich unserer Meinung nach der Dokumentengenerator dox42 bewährt. Mit diesem Tool gehören Copy-Paste-Fehler der Vergangenheit an und Ihr Unternehmen profitiert von einer Zeit- und Kostenersparnis.Komplexe Dokumente sind in nur wenigen Schritten erstellt und Ihr Betrieb schöpft von den genannten Vorteilen. Bei Geschäftsprozessen können beispielsweise individuelle Angebote vollautomatisch generiert und Informationen aus verschiedenen Datenquellen gleichzeitig in ein Dokument integriert werden.