Erfahrungsbericht zu Microsoft StaffHub: Personalplanung für Unternehmen

Bereits im Januar 2017 hat Microsoft das Tool zur einfachen Personal- und Schichtplanung für den Service- und Produktionsbereich veröffentlicht.

Wir schauen uns das Tool mal genauer an, was es beinhaltet und wofür es geeignet ist – und vielleicht auch nicht geeignet ist.
Das erwartet Sie hier

Was ist StaffHub?

Mehr als 10 Millionen Beschäftigte arbeiten in Deutschland in Service- und Produktionsunternehmen (Bau, Gesundheitswesen, Hotel/Gaststätten, Restaurants, Industrie, usw.) unterschiedlicher Größen. Die Herausforderung bei der Koordination oder Planung der Mitarbeiter ist oft, das die operativen Kräfte keinen Büroarbeitsplatz mit einfachem Zugang zu einem PC/Laptop besitzen. Das macht es schwierig Informationen zum Arbeitstag an die Mitarbeiter zu verteilen. Hier wird in Unternehmen oft mit einem „schwarzen Brett“ und Papierausdrucken oder auch mal provisorischen WhatsApp-Gruppen gearbeitet.

Hier bietet StaffHub eine einfache und intuitive Lösung zur Personalplanung. Es ist eine cloudbasierte Plattform, die auf allen Ihren Geräten funktioniert. Es ermöglicht Mitarbeitern in Service und Produktion und deren Vorgesetzten Zeitmanagement, Kommunikation mit ihren Teams und das Teilen von Inhalten.

StaffHub ist ein Teil von Office 365 und aktuell in den Plänen F1, Business Premium, E1, E3 oder E5 bereits inklusive.

Für wen ist StaffHub interessant?

Interessant ist StaffHub dann, wenn eine einfache Lösung mit guten Funktionen für die Personalplanung von Mitarbeitern gesucht wird, die ihre Tätigkeiten nicht an einem PC ausführen. Generell vereinfacht es die Zeitplanung bspw. in Schichten / Diensten.

Beispielsweise:

• Bauunternehmen: Operative Teams (z.B. Elektro / Installation / Trockenbau / … ) können vordefiniert werden. Einsatzorte oder Auftragsdetails können in der Notiz mitgegeben werden.
• Gesundheitswesen: Planung von Dienstplänen in Pflegeheimen, Krankenhäuser oder ähnlichen Einrichtungen. Dies verringert den Aufwand der häufig auftretenden Absprache über private Messenger.
• Hotels / Gaststätten / …: Die Bereiche Bar / Service / Küche / … können übersichtlich geplant werden.
• Industrie: Mitarbeiter aus der Produktion oder dem Lager können jederzeit auf notwendige Informationen zugreifen.

Welche Funktionen bietet StaffHub?

Das Tool ermöglicht es Vorgesetzten die Personalplanung vorab in einer Gesamtübersicht zu erstellen und dann an das Team zu verteilen. Die Mitarbeiter können darüber ihre Zeiten erfassen, jederzeit checken, wie die Schichtpläne der nächsten Wochen aussehen und das alles bequem vom Smartphone aus. (Sonder-)Urlaube können beantragt werden, Schichten mit den Kollegen getauscht werden und im Team kann in der App gechattet werden. Neue Teammitglieder werden automatisch der passenden Gruppe hinzugefügt.

Zusammengefasst:

• Teams / Abteilungen erstellen
• Mitglieder per Handynummer hinzufügen
• Schichten oder Aktivitäten planen / koordinieren
• Schichten nach Prüfung freigeben
• Schichtpläne einsehen
• PDF Datei eines Schichtplans erstellen
• Dokumente oder Neuigkeiten teilen
• Im Team chatten
• Zeit / Kommen-Gehen direkt in der StaffHub App erfassen
• iOS und Android App verfügbar

Was kostet StaffHub?

Da das Tool ein Teil der Office 365 Familie ist, kommt StaffHub selbst im kleinsten Plan (F1) nicht ohne andere hilfreiche Software zur Produktivitätssteigerung (Exchange, Yammer, OneDrive, Teams,…).

Im kleinsten Plan Office 365 F1 kostet es 3,40 € pro User pro Monat. Mit dem E1 Plan stehen deutlich mehr Tools zur Verfügung, jedoch nicht die Office-Anwendungen für 6,70 € p.U. p.M.. Die Pläne E3 (19,70 €) und E5 (34,40 €) sind interessant für die Vorgesetzten/ Schichtleiter, die neben der Personalplanung auch andere administrative Aufgaben übernehmen müssen.

(Preise Stand: 02.02.2018)

Für mehr Informationen zum Thema Office 365 kontaktieren Sie uns gerne über Ihren Wunschkanal.