Als IT-Dienstleister wissen wir, wie wichtig reibungslose digitale Prozesse sind. Schließlich profitieren Unternehmen dadurch von vielen Vorteilen. Denn mit den richtigen Solutions lassen sich beispielsweise Prozesse effizienter gestalten und Teams können durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen entlastet werden.
Ein großer Schritt hin zur Digitalisierung ist, dass sich Unternehmen von papiergebundenen Prozessen verabschieden. Das sieht auch der Gesetzgeber und hat für den 1. Januar 2025 den Start der E-Rechnungspflicht definiert. In diesem Blog-Beitrag klären wir darüber auf, was das genau bedeutet und welche Unternehmen von den definierten Regelungen betroffen sind.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes und ist ab 1. Januar 2025 für Unternehmen verpflichtend, die im B2B-Bereich tätig sind – genauer betrifft die Regelung B2B-Umsätze. Deshalb ist eine digitale Umstellung auch für Unternehmen relevant, die zwar grundlegend dem B2C-Bereich zuzuordnen sind, aber Berührungspunkte zu B2B-Unternehmen haben. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sie Rechnungen für Zulieferer ausstellen.
Mit der E-Rechnungspflicht hat der Gesetzgeber bestimmt, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt ihr Rechnungsmanagement digitalisieren müssen. Die Regelungen definieren, dass Unternehmen dann in der Lage sein müssen Rechnungen elektronisch empfangen, verarbeiten, archivieren und versenden zu können. Die Digitalisierung betrifft daher die Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung.
Dahinter steckt keine sinnlose Pflicht:Wenn Unternehmen auf digitale Prozesse bauen, gewinnen sie dadurch auch wichtige Zeit, indem Arbeitsschritte ihres Rechnungsmanagements automatisiert verlaufen. Diese und weitere Vorteile werden im Folgenden noch tiefer beleuchtet.
Welche Formate schreibt die E-Rechnungspflicht vor?
Bei der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen das korrekte Format berücksichtigen. Wer bereits Rechnungen als PDF erstellt und per E-Mail verschickt und vermutet, dass er damit die Bedingungen erfüllt, liegt falsch.
Der Gesetzgeber differenziert zwischen „elektronischen Rechnungen“, die im strukturierten Rechnungsformat vorliegen müssen und „sonstige Rechnungen“.
Elektronische Rechnungen: Mit dem Start der E-Rechnungspflicht sind nur Formate zulässig, die strukturierte Daten enthalten. Dazu zählen Inhalte im XML-Format, sodass die Daten als XRechnungen vorliegen. Zudem ist das ZUGFeRD-Format rechtmäßig. Der Vorteil dabei ist, dass Inhalte automatisiert ausgelesen werden können.
Strukturierte Daten erlauben, dass keine manuellen Eingaben mehr nötig sind.
Sonstige Rechnungen: Darunter werden zukünftig Rechnungen in Papierform und auch Varianten genannt, die beispielsweise in PDF ausgestellt werden.
Wenn PDF-Rechnungen via E-Mail versendet werden, handelt es sich nicht um das korrekte Format mit strukturierten Daten. Das Auslesen von PDF-Dateien kann nämlich fehleranfällig sein, was die automatisierte Verarbeitung erschwert und fehleranfällig ist. Rechnungen in solchen Ausführungen werden daher als sonstige Rechnungen bezeichnet.
Sonstige Rechnungen sind mit dem Start der E-Rechnungspflicht nicht mehr erlaubt.
Gibt es bei der E-Rechnungspflicht Übergangsfristen?
Generell gilt, dass die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 eingehalten werden muss. Allerdings ist dem Gesetzgeber bewusst, dass die Umstellung, je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens, mit viel Umsetzungsaufwand verbunden sein kann.
Unter bestimmten Bedingungen können Unternehmen deshalb von Übergangsfristen profitieren und müssen erst 2028 die definierten Aspekte in ihrem Arbeitsalltag realisieren.
Die E-Rechnungspflicht Übergangsfristen im Überblick:
Gibt es Sanktionen, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?
Ja, Unternehmen, die sich nicht an die Pflicht der elektronischen Rechnung halten, müssen mit Risiken und Strafen rechnen. Wie hoch die Sanktionen sind, ist allerdings noch nicht klarer definiert. (Stand: Juli 2024)
Mit der finalen Pflicht ab 2028 hat der Gesetzgeber ein elektronisches Meldesystem angekündigt. Die Finanzbehörde möchte ab diesem Zeitpunkt durch ein E-Reporting-Portal die Einhaltung überprüfen. Rechnungssteller sollen über dieses System ihre Rechnungsdaten einpflegen.
Neben rechtlichen Konsequenzen, die bei einer Nichteinhaltung drohen, entsteht auch ein Wettbewerbsnachteil, wenn die Umstellung nicht umgesetzt wird. Es besteht das Risiko, dass dadurch das Vertrauen zu Partnern und Kunden beeinträchtigt wird.
Darum lohnt sich der Umstieg schon jetzt!
Wir raten dringend dazu, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse prüfen und so schnell wie möglich handeln, statt die Übergangsfristen auszureizen. Je schneller die Umstellung für die Einhaltung der E-Rechnungspflicht passiert, desto eher profitieren Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen und garantieren damit, gesetzeskonform zu arbeiten.
Statt im schlimmsten Fall in Stress zu verfallen oder Tool-Hopping zu betreiben, um die Regeln stufenweise einzuhalten, ist ein direkter Umstieg auf ein ERP-/FIBU-System der richtige Weg. Sparen Sie Zeit, Kosten, Nerven und unnötige Zwischenschritte.
Was sind die Vorteile der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist kein leidiges Gesetz, sondern bietet zahlreiche positive Aspekte:
Wie lässt sich die E-Rechnungspflicht am besten umsetzen?
Am einfachsten können Unternehmen die E-Rechnungspflicht erfüllen, indem sie auf entsprechende Solutions setzen. Mit Lösungen wie ELO Invoice lassen sich mit einem Tool alle Regeln der E-Rechnungspflicht einhalten – ohne Zwischenschritte oder kosten- sowie zeitintensives Tool-Hopping.
In einem unverbindlichen Termin beraten wir Sie gerne und beleuchten den Status Ihres Rechnungsmanagements. Gemeinsam machen wir Ihr Unternehmen pünktlich startklar für die E-Rechnungspflicht.
