Dokumentenmanagement: Dateien einfach und effizient organisieren

Wo finde ich welche Datei? Wer darf welche Datei bearbeiten? In vielen Firmen herrscht bei der Ablage und Speicherung von Dateien das reinste Chaos. Wer Collaboration-Tools und Systeme zur elektronischen Archivierung von Dateien nutzt, sollte ein grobes Regelwerk für die Nutzung erstellen und die Nutzer darüber aufklären.

Deutsche Büroangestellte suchen täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland unter 1.000 Büroangestellten. Dabei geht es um administrative Prozesse und Aufgaben, wie Suchen und Ablegen von Aufträgen, Vorlagen oder Dateien. Ineffiziente Workflows beim Dokumentenmanagement, die Zeit kosten und Mitarbeiter*innen unzufrieden machen.  

 

Fehler beim Dokumentenmanagement: Ablage auf dem Desktop

Für viele Mitarbeiter*innen ist es Usus, Dateien und sogar Ordner auf dem Desktop zu speichern. Dies liegt in der Regel daran, dass sie nicht genau wissen, wo sie diese Dinge speichern sollen. Das Speichern auf dem Desktop suggeriert dann ein schnelles Wiederfinden, doch mit der Zeit nehmen die dort abgelegten Dateien und Ordner immer mehr zu. Der Bildschirmschoner wird irgendwann von Datei- und Ordner-Symbolen überdeckt. Wer zudem nach dem Hochfahren des Rechners einen zugepflasterten Bildschirm vor sich sieht, gerät viel leichter in Stress – das Chaos ist offensichtlich.    

 

Fehler beim Dokumentenmanagement: Unklare Dateinamen

 In vielen Firmen haben sich nichtssagende und damit verwirrende Bezeichnungen von Dateien und Ordnern eingeschlichen. Mit „Diverses“, „Allgemeines“, Verschiedenes“ oder „Sonstiges“ können Mitarbeiter*innen nicht wirklich etwas anfangen. Zudem besteht die Gefahr, sehr viele Dateien und Dokumente in diesen Ordnern zu speichern. Dadurch wird zwar die Anzahl der Ordner insgesamt gering gehalten, doch deren Inhalt nimmt mit der Zeit konsequent zu. Unübersichtlichkeit und Chaos sind auch hier garantiert. Wer nach einem bestimmten Dokument beziehungsweise einer Datei sucht, muss dann schon genau wissen, wonach er sucht.  

Mit Collaboration-Tools produktiver arbeiten

Wie kann nun eine Lösung aussehen, mit Dateien zukünftig besser und effizienter umzugehen? Diese Frage ist gerade für Teams von Bedeutung, deren Mitarbeiter*innen gemeinsam an einem Projekt beziehungsweise den dazugehörigen Dateien arbeiten. Jedes Teammitglied sollte darauf Zugriff haben, um auf dem aktuellen Stand der Bearbeitung zu sein und die Dateien auch selbst bearbeiten zu können. Zudem sollte jedes Teammitglied wissen, wo sich die entsprechenden Dateien befinden.   

Mit Collaboration-Tools, die Teil eines modernen Arbeitsplatzes sind, können Teams diese Anforderungen realisieren. Zu diesen Tools gehört beispielsweise die Plattform MS Teams, die Chat, Besprechungen und Dateien kombiniert. Damit lassen sich etwa Projekte verwalten und Aufgaben koordinieren. 

Dateien in MS Teams ablegen und bearbeiten  

MS Teams ist für Unternehmen der Einstieg in eine offene und digitale Arbeitswelt. Das Motto „Meine Datei, auf die nur ich Zugriff habe und die nur ich bearbeiten kann“, gehört der Vergangenheit an. MS Teams schafft einen virtuellen Arbeitsraum, in dem Teammitglieder in virtuellen Teams effektiv zusammenarbeiten können. Sie können auch gemeinsam an Dateien arbeiten und diese austauschen.   

Die zentrale Funktion von MS Teams ist der Chat, über den sich Teammitglieder eins zu eins austauschen und Dateien senden können, an denen dann gemeinsam gearbeitet wird. Aber wo werden diese Dateien dann später gespeichert? Hier gibt es zwei Wege:  

• Dateien, die über den Chat unter zwei oder mehreren Teammitgliedern verschickt wurden, werden in einem entsprechenden Ordner auf MS OneDrive for Business abgelegt; also in der privaten Cloud des jeweiligen Teammitglieds (1:1-Bearbeitung).
• Dateien, an denen ein komplettes Team arbeitet und die in MS Teams dem jeweiligen Team zentral zugeordnet sind, werden mit MS SharePoint Online zur Verfügung gestellt. Die Daten, die Anwender in Teams nutzen, bleiben also im Office 365-Bereich des Unternehmens gespeichert (1:n-Bearbeitung) 

Insgesamt erfordert MS Teams also ein Umdenken in den Unternehmen hin zu einer anderen Kultur des Erstellens, Bearbeitens und Speicherns von Dateien. Über die globale SharePoint-Suche kann dann über diverse Filter auf alle Dateien zugegriffen werden, was den Suchaufwand deutlich senkt.  

Dateien in MS SharePoint zentral verwalten  

MS SharePoint ist die zentrale Drehscheibe für Teams, in denen regelmäßig gemeinsam an Dateien gearbeitet wird. Dateien werden über Listen verwaltet und in einer Dokumentenbibliothek abgelegt. Diese Bibliotheken helfen, Dateien besser und übersichtlicher zu organisieren.   

Auch in SharePoint lassen sich Ordner und Unterordner anlegen. Für alle Mitarbeiter*innen, die Netzlaufwerke gewohnt sind, bedeutet das also keine besondere Umstellung.  

Praktisch und sinnvoll ist die Funktion der Dokumentenbibliothek, auch ältere gespeicherte Dateiversionen wiederherstellen zu können. Filesharing-Lösungen schaffen das nicht ohne Weiteres. Der Versionsverlauf in SharePoint macht es möglich, alte Dateiversionen wiederherzustellen, zu löschen oder Änderungen von anderen Personen zu verwerfen.     

 

Rechtssichere Archivierung von Dokumenten 

Bestimmte Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften rechtssicher archiviert werden. Sowohl für die analoge Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen als auch für die digitale (elektronische) Archivierung gelten strenge gesetzliche Anforderungen. Vor dem Hintergrund einer zunehmend digitalisierten und vernetzten Welt macht deshalb die Überlegung Sinn, geschäftliche Dokumente in elektronischer Form zu archivieren.   

Für die elektronische Archivierung müssen Firmen ihre steuerlich relevanten Belege und Geschäftsunterlagen unverändert und dauerhaft für das Finanzamt aufbewahren. Die Richtlinien dafür sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Betroffen sind unter anderem ERP- und Belegdaten.   

Die meisten Unternehmen nutzen im Rahmen ihres Dokumentenzyklus’ mehr als ein System. Beispielsweise MS Teams oder MS SharePoint für lebendige Dokumente und ein klassisches DMS für Dokumente, die archiviert werden müssen. Definierte Ablageregeln und eine automatisierte Übertragung sind hierfür essenziell. 

Vorteile der elektronischen Archivierung

Je nach individuellen Anforderungen an die Archivierung kommt unterschiedliche Archivierungssoftware in Frage. Die Vorteile der elektronischen Archivierung sind aber immer gleich:  

• Geringerer personeller Aufwand
• Kein umständliches Suchen in Ablage-Ordnern bei Rückfragen zu Dokumenten 
• Kostenersparnis bei Papier und Drucker 

Wer sich für eine elektronische Archivierung entscheidet, sollte dafür auch die organisatorischen Anforderungen im eigenen Unternehmen auf dem Schirm haben. Dies ist den Merkmalen eines elektronischen und GoBD-konformen Archivs geschuldet:  

• Autorisierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff 
• Keine nachträgliche Änderung archivierter Dokumente 
• Datenbankgestützte Suche nach Dokumenten im Archiv 
• Dokumentation aller Änderungen