Ein digitaler Arbeitsplatz ist gekennzeichnet durch Kollaboration, Vernetzung, Transparenz und Offenheit. Spezielle Schnittstellen, die dokumentenverarbeitende Systeme miteinander verbinden, sind dafür die technologischen „Brückenbauer“.
Arbeit verteilt sich in Organisationen auf mehrere Ebenen: die persönliche Ebene der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ebene eines Teams und die Ebene der Organisation beziehungsweise des Unternehmens. Auf jeder Ebene gibt es unterschiedliche Ausprägungen an Vorgaben und Freiheiten, die sich auf die Zusammenarbeit auswirken.
Ein moderner Arbeitsplatz, ein Modern Workplace, ist ein digitaler Arbeitsplatz. Hier sind Mitarbeiter*innen miteinander vernetzt, arbeiten in virtuellen Teams gemeinsam an Lösungen und tauschen sich aus. Für dieses moderne Arbeiten, das eine effektivere und effizientere Kommunikation und letztlich Zusammenarbeit an sich ermöglichen soll, sind passende Tools nicht nur eine nette Begleiterscheinung – sie sind unbedingte Voraussetzung.
Schnittstellen sind Brückenbauer zwischen den Ebenen
Die Arbeit einzelner Mitarbeiter*innen („Meine Arbeit”), die Arbeit im Team („Unsere Arbeit”) sowie die Arbeit auf der Ebene des Unternehmens („Organisation”) – beim modernen Arbeiten stehen diese Bereiche nicht mehr isoliert und unverbunden nebeneinander. „Meine Arbeit“ ist geprägt von viel Freiheit in der Selbstorganisation, die Arbeit im Team folgt Projektmanagement-Modellen der Gruppe, während auf der Ebene der Organisation rechtliche Vorgaben und fixe Prozesse dominieren.
Innerhalb dieser Ebenen wandern Dokumente hin und her – Brückenbauer dafür sind spezielle Schnittstellen. So wandert ein Dokument etwa aus der persönlichen Arbeitsumgebung in die Ablage eines Teams und soll danach im DMS archiviert werden. Hier müssen also mehrere Systeme überbrückt werden. Dies unterschätzen Unternehmen häufig. Dezentrale System- und Prozesslandschaften sowie veraltete, oft ineffiziente und lückenhafte IT-Infrastrukturen bestimmen das Bild.
Werden Aufgaben oder Projekte durch mehrere Mitarbeiter*innen bearbeitet, erfolgt eine Verlagerung von „Meiner Arbeit“ zu „Unserer Arbeit”. Auf dieser Ebene kommen Collaboration-Tools zum Einsatz. Sie schaffen einen virtuellen Arbeitsraum für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Sollen hingegen Dokumente in ein DMS transferiert und dort archiviert werden, verlagert sich die Arbeit von der Ebene „Unsere Arbeit“ auf die Ebene „Organisation“. Ein digitaler Arbeitsplatz benötigt also geeignete technologische Schnittstellen, damit der Dokumentenfluss möglichst reibungslos erfolgt.
Technologien für den digitalen Arbeitsplatz
Das Beispiel der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung eines Dokuments – in unserem Fall ein Konzept für einen Kunden – zeigt, wie moderne Technologien und Tools die Arbeit erleichtern und quasi als Brückenbauer zwischen den einzelnen Ebenen fungieren.
Vor dem gedanklichen Hintergrund des Weges eines Dokuments von der Erstellung bis zur Archivierung liest sich die Grafik so: Eine einzelne Mitarbeiterin erarbeitet das Konzept als ersten Entwurf. Dafür nutzt sie Microsoft OneDrive als privaten, individuellen Online-Datenspeicher-Dienst zur Dateiablage. Microsoft Outlook als E-Mail-Programm verwendet sie für die Kommunikation mit dem Kunden.
Das Dokument auf dem Weg in die Social Collaboration
Irgendwann steht der fertige Entwurf und wird nun gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten abgestimmt und gegebenenfalls weiterbearbeitet. An dieser Stelle wandert das Konzept von der „Privatsphäre“ („Meine Arbeit“) auf die Ebene des Teams („Unsere Arbeit“). Mehrere Personen greifen nun darauf zu, nehmen Anpassungen vor und tauschen sich darüber aus, in unserem Fall über Microsoft Teams.
Doch wie gelangt das Dokument nun in der Arbeitsorganisation eine Ebene nach oben? Dies gelingt mit einer speziellen Schnittstellen-Technologie, wie etwa „b.Hub“. Diese sorgt dafür, dass Daten und Dokumente automatisiert oder regelbasiert von einem dokumentenverarbeitenden System ins andere übertragen werden.
Das Dokument auf dem Weg zur Archivierung
Nachdem das Angebot final überarbeitet, abgesegnet und an den Kunden verschickt wurde, ist es reif fürs Archiv. Hier soll es erst einmal abgelegt werden. Seinen Weg dorthin – in unserem Beispiel die ECM-Lösung ELO – findet es auch dieses Mal über einen „Brückenbauer“, also eine Schnittstelle, die eine digitale Übertragung zwischen dokumentenverarbeitenden Systemen ermöglicht.
Modernes Arbeiten im Sinne eines Digital Workplace gelingt also nur, wenn Prozesse reibungslos und effizient ablaufen. Das setzt voraus, dass ein Arbeitsvorgang im Gesamten über mehrere Systeme hinweg betrachtet wird. Arbeit am digitalen Arbeitsplatz heißt Kollaboration, Vernetzung, Transparenz und Offenheit. Schnittstellen sind dafür die technologischen Brückenbauer.
