Digital Workplace: 4 Säulen des Konzepts

Der Digital Workplace ist eine zentrale, digitale Arbeitsplattform oder Arbeitsumgebung. Es ist der Wissensarbeitsplatz der Zukunft. Wir werfen einen Blick auf vier tragende Säulen diese Konzepts.

Es ist die digitale Transformation, die dafür sorgt, dass der klassische Büro-Arbeitsplatz bald komplett von der Bildfläche verschwunden sein wird. Fax, Drucker, Aktenschrank oder lokales Laufwerk – diese Begriffe entlocken mittlerweile nicht mehr nur IT-Firmen, die mit ihren Produkten und Dienstleistungen den digitalen Wandel in Unternehmen begleiten, ein süffisantes Lächeln. Auch immer mehr Unternehmen erkennen, dass Wissensarbeit heute anders geht und entsprechende Technologien diesen Wandel unterstützen. Und sie erkennen, diesen Wandel mitgehen zu müssen, um als Arbeitgeber auch zukünftig attraktiv zu sein.

An die Stelle des klassischen Büro-Arbeitsplatzes tritt der Digital Workplace. Der Begriff lässt schon erahnen: Jetzt wird es digital. Und ja, schauen wir uns an, wofür dieser Begriff in der Praxis steht. Bei einem Digital Workplace greifen Mitarbeiter:innen über eine digitale Arbeitsplattform beziehungsweise Arbeitsumgebung zentral auf Geräte, Daten, Anwendungen und Unternehmensinformationen zurück. Eine solche digitale, cloudbasierte Arbeitsumgebung kann zum Beispiel Microsoft 365 sein.

Die Cloud ist die Grundlage dafür, dass flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt funktioniert. Dies wiederum schafft den Nährboden für eine höhere Produktivität der Mitarbeiter:innen, für eine bessere Zusammenarbeit, schnellere Prozesse und letztlich für agile Arbeitsweisen. Aber jetzt zu den tragenden Säulen des Digital Workplace.

„Work from home“, oder auch „work from anywhere“ sind Umschreibungen moderner Arbeitsweisen. Ein anderer Begriff ist Remote-Arbeit, also das Arbeiten von einem Ort aus, der eines nicht ist: das Büro.

Von überall arbeiten. Na ja, vielleicht nicht gerade vom Mars, noch nicht. Aber zumindest von der eigenen Wohnung aus. Oder vom Lieblingscafé um die Ecke. Oder von der Hängematte in der Karibik. Wie können Firmen dieses mobile Arbeiten technologisch unterstützen? Indem Sie Dienste und Anwendungen aus der Cloud zur Verfügung stellen.

Ob Desktop, Smartphone, Tablet oder Laptop: Alle Mitarbeiter:innen müssen über alle Endgeräte auf – zentral gemanagte – Ressourcen des Unternehmens zugreifen können. Die Basis dafür ist ein modernes Device Management, auf das wir weiter unten beim Punkt „IT-Sicherheit“ noch einmal zu sprechen kommen.

Wenn wir in diesem Zuge von Devices sprechen, so sind damit auch die privaten Endgeräte der Mitarbeiter:innen gemeint. Bring Your Own Device (BYOD) erfordert eine Device-Management-Lösung, die eine einfache, zentral verwaltete und sichere Client-Infrastruktur ermöglicht.

Interessant im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten sind die Ergebnisse der Untersuchung mit dem klangvollen Namen „Tomorrow’s Digital Workplace – Europäische Mobile & Remote Work Studie 2021“. Danach hat sich Remote-Arbeit etabliert und wird das Arbeitsleben auch in Zukunft bestimmen. Die Studie dokumentiert auch den Mobilitätsschub von Firmen, was den digitalen Arbeitsplatz anbelangt: Waren vor der Corona-Pandemie im Durchschnitt 51 Prozent der Mitarbeitenden der befragten Unternehmen in der Lage mobil zu arbeiten, sind es jetzt durchschnittlich 75 Prozent. Der Anteil derjenigen Unternehmen, bei denen mehr als Dreiviertel der Belegschaft remote arbeiten können, ist sogar von 28 Prozent auf 64 Prozent gestiegen.

Wissen schnell und einfach mit Kolleg:innen teilen. Vernetzt zusammenarbeiten, ohne das Wissen in Silos zu horten. Das entspricht dem Gedanken des Digital Workplace. Digitale Tools schaffen dafür die technologische Grundlage.

Beispiel Microsoft Teams: Mit der Plattform für Collaboration tauschen sich Mitglieder von Projektteams in Chats und Video-Konferenzen aus, teilen Dokumente und bearbeiten sie gemeinsam. Die Features und Funktionen werden permanent weiterentwickelt, flankiert von zahlreichen App-Integrationen aus der Microsoft-Welt, wie beispielsweise Power Apps oder die Apps von Microsoft Viva.

Mit Microsoft Planner wiederum organisieren und verwalten Teams ihre Aufgaben in eher kleineren und mittelgroßen Projekten. Intuitiv und übersichtlich nach der Kanban- und Scrum-Methode. Durch Checklisten (Aufgaben in einer Aufgabe), Kommentare oder das Hinzufügen von Dateien und Bezeichnungen können die einzelnen Aufgaben weiter spezifiziert werden.

Dies sind nur zwei Beispiele von vielen anderen. Sie zeigen, wie Tools und Technologien des Digital Workplace auf die speziellen Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter:innen hin entwickelt werden. Immer mit dem Ziel, dass Teams einfacher, effektiver und produktiver arbeiten können.

Alles hat bekanntlich seine zwei Seiten. Auch das Mehr an Flexibilität und Mobilität geht einher mit erhöhten Risiken beim Datenschutz, der Informationssicherheit, Compliance und der IT-Sicherheit allgemein. Für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind deshalb Angriffe aus dem Internet das größte Risiko.

Jedes Jahr gibt es unzählige neue Studien, die zeigen, wie gefährlich Cyberattacken für Unternehmen sind. Wer will, findet bei Google ganz schnell aktuelle Untersuchungen, deren Ergebnisse in der Regel alarmierend sind. Ob Phishing-Mails oder Schadsoftware: Homeoffice oder Remote-Arbeit, erst recht mit eigenen Endgeräten, potenzieren die Angriffsflächen in Unternehmen. Mögliche Nachlässigkeiten im Verhalten von Mitarbeiter:innen noch gar nicht eingerechnet.

Durch ortsunabhängiges Arbeiten werden die Netzwerkstrukturen immer komplexer und die Gefahr durch Sicherheitslücken immer größer. Für einen sicheren Digital Workplace sind deshalb passende Technologien und Mechanismen wichtig, um diesen Angriffen die Stirn zu bieten. Moderne, cloudbasierte Netzwerkarchitekturen nutzen ein einheitliches Berechtigungs- und Rollenkonzept und haben sich vom klassischen Login per Passwort verabschiedet.

Zur Sicherheit des Digital Workplace trägt etwa ein Identitäts- und Zugangsmanagement bei. Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Conditional Access sorgen dafür, dass nur befugte Personen Zugriff auf Unternehmensressourcen, Anwendungen und sensible Informationen erhalten. MFA nutzt die Kombination von zwei oder mehr Berechtigungsnachweisen für die Prüfung der Identität. Dies erhöht die Sicherheit beim Anmeldeprozess und erschwert Identitätsdiebstahl.

Single Sign-on (SSO) ermöglicht den Zugriff auf Services, Anwendungen oder Ressourcen über einen einzigen Authentifizierungsprozess. Der Sicherheitsgewinn dabei: Das Passwort muss nur einmal übertragen werden. Nutzer:innen brauchen sich außerdem nur ein einziges, zentrales Passwort zu merken.

Last but not least sind wir wieder bei den Nutzer:innen. Wie soll man die Vorteile und positiven Wirkungen eines Digital Workplace für die Mitarbeiter:innen herausstellen, wenn „work from home“ und „work from anywhere“ zwar sicher, doch einzelne Prozesse zu kompliziert sind? Zum Beispiel der Zugriff auf Daten, das Einloggen in Konten oder die Inbetriebnahme neuer Geräte. Die Ernte davon sind eine sinkende Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Zur Usability, also Benutzerfreundlichkeit, gesellt sich deshalb noch die Benutzererfahrung, die User Experience (UX). Sie steht für die Erfahrungen der Anwender:innen mit den Technologien des Digital Workplace und ob diese positiv oder negativ sind. Diese Frage lässt sich nur dann positiv beantworten, wenn deren Bedürfnisse und Anforderungen im Mittelpunkt stehen. Dass sich diese mit der Zeit und der Entwicklung von Prozessen und Technologien ändern können, liegt in der Natur der Sache. Die UX des Digital Workplace ist dann positiv, wenn er auf solche Veränderungen rasch reagiert und das Erleben der Nutzer:innen auf einem möglichst hohen und damit als positiv empfundenen Niveau hält.

Microsoft versucht mit Microsoft Viva, seiner Plattform für Employee Experience, genau das. Microsoft Viva fasst einzelne technologische Insellösungen, vom klassischen Intranet bis zu Collaboration-Tools, zukünftig stärker zusammen. So soll der Zugang zu Wissen vereinfacht und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen gefördert werden. Die Technologie dahinter ist nicht neu. Mit Microsoft Viva geht der Konzern aber seinen konsequenten Weg weiter, möglichst viele Funktionen und Tools in Microsoft Teams zu integrieren.