Datenkonsolidierung: Mit diesen 5 Tipps Datensilos erfolgreich vermeiden 

Verschiedene Fachabteilungen arbeiten für sich effizient. Projekte werden umgesetzt, Ideen realisiert. Viele Unternehmen haben aber das Problem, dass Daten an unterschiedlichen Orten gesichert werden. Müssen Erfolge und Maßnahmen ausgewertet werden, kommt es häufig zur langen Suche nach den Daten. Beispielsweise vermerkt die Marketingabteilung Leads in einer anderen Anwendung als das Vertriebsteam. Die Finanzabteilung verwaltet Informationen in Exceltabellen oder alten E-Mail-Anhängen, worauf andere verantwortliche Abteilungen schlecht oder gar nicht zugreifen können. Kommt das Ihnen bekannt vor?

Was in diesem Fall passiert: Es entstehen Datensilos und die Qualität der Daten kann sich verschlechtern. Weil keine einheitliche Datenbasis vorliegt, besteht die Gefahr eines verfälschten Informationsflusses. Verschiedene Ablagesysteme erschweren eine effiziente Arbeitsweise. Was geschlossen im Team funktionieren mag, ist herausgezoomt mit Blick auf gesamte Unternehmensprozesse eine echte Fehlerquelle. Diese gilt es zu vermeiden.

In diesem Blog-Beitrag zeigen wir, wie sich Datensilos vermeiden bzw. abbauen lassen und Daten zielgerichtet konsolidiert werden. Mit unseren Tipps optimieren Sie Ihre Datenverwaltung und Analysemöglichkeiten. Vermeiden Sie erfolgreich, dass Geschäftsentscheidungen basierend auf unvollständigen Daten getroffen werden.

Der Ansatz „Never change a running system“ ist zwar pragmatisch, aber oft eine Bremse für Innovationen. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen das Verständnis dafür, dass Datensilos abgebaut werden müssen. 

Machen Sie deutlich, weshalb eine Zusammenführung von Datensätzen die Zusammenarbeit verbessert und damit auch Prozesse optimiert. Setzen Sie auf eine effektive Datenstrategie und zeigen Sie auf, weshalb Datensilos zu Nachteilen führen, die sich mit dem Zusammenfassen der Daten beheben lassen. Der Vorgang kann anfänglich ein Kraftakt sein, lohnt sich aber auf lange Sicht. 

Entdecken Sie die Stärke, die durch die Arbeit mit durchgängigen Datensätzen von verschiedenen Fachbereichen gewonnen wird. Schaffen Sie beispielsweise Datensilos zwischen dem Marketingteam und Ihrem Vertrieb ab, wenn das Marketingautomationstool nicht mit dem CRM-System des Sales-Abteilung verbunden ist. 

Legen Sie die Grundsteine für einen erfolgreichen Wandel. Definieren Sie einen Plan für die notwendige Schritte der angestrebten Veränderung. 

Vor der Datenkonsolidierung sollten Unternehmen Ihren Ist-Zustand prüfen. Sind unterschiedliche Datenbanken im Einsatz? Welche können ersetzt oder zusammengefasst werden? Ist ein Wechsel auf eine Datenbank notwendig oder lassen sich zwischen den eingesetzten Tools Schnittstellen schaffen? 

Werden Produktdaten in einem ERP-System gespeichert, Lagerbestände allerdings nicht damit synchronisiert? Stattdessen vermerken Mitarbeitende Informationen über vorhandene Produkte in einer separaten Datei oder in einem älteren System?

Bewerberinformationen und Daten von Mitarbeitenden werden ohne zentrale Datenbasis gesichert und die HR-Abteilung nutzt andere Lösungen als das Controlling? Das alles sind Beispiele dafür, in welchen Bereichen Datensilos bestehen können.

Sie benötigen Hilfe dabei herauszufinden, welche Schritte für eine Optimierung Ihrer Datenverarbeitung notwendig sind? Wir unterstützen Sie gerne mit unserer digitalen Reifegradprüfung. In unserem Digital Readiness Check beleuchten wir bestehende Prozesse, Ihr Datenmanagement und zeigen konkrete Verbesserungsmaßnahmen auf.  

Schaffen Sie Klarheit über Ihre Situation und welche Handlungen notwendig sind, um Datensilos abzubauen. Finden Sie heraus, ob eine Datenintegration oder -migration notwendig ist. 

Verschiedene, nicht verknüpfte Speicherorte für Inhalte führen zu Datensilos. Ziel sollte es jedoch sein, alle relevanten Daten zu zentralisieren. Setzen Sie als Unternehmen auf eine zuverlässige cloudbasierte Datenplattform, über die sich unterschiedliche Quellen zusammenführen lassen.  

Dabei ist nicht nur die Datenverwaltung relevant, sondern auch die effektive Analyse der Inhalte.  Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, denn werden Erkenntnisse aus falschen oder unvollständigen Daten getroffen, hat das einen negativen Einfluss auf strategische Maßnahmen. Das betrifft das ganze Unternehmen und kann große Auswirkungen haben, wenn Handlungen basierend auf falschen Annahmen vorgenommen werden. Verhindern Sie das mit einer sortierten Dateninfrastruktur frei von Datensilos. 

Garantieren Sie einen Datenaustausch, indem Schnittstellen zwischen mehreren Datensätzen geschaffen werden und auf diese zentral zugegriffen werden kann. 

Definieren Sie in einer Entscheider-Rolle, welche Funktionen bei der Datenverwaltung vorhanden sein müssen. Überführen Sie den identifizierten Ist-Zustand in einen Soll-Zustand. Welche Ziele sollen mit der modernisierten Datenverwaltung erfüllt werden? 

Zu wichtigen Anforderungen zählen wir die Fähigkeit, dass Daten aus verschiedenen Quellen aufgenommen, verarbeitet und gespeichert werden können. Das betrifft zum Beispiel Inhalte aus einem ERP- oder CRM-System. Relevant ist zudem, dass unterschiedliche Formate von Textdateien unterstützt werden. Damit gehen Sie sicher, dass unternehmensübergreifend auf durchgängige Datensätze zugegriffen werden kann. Von der Vertriebsabteilung bis hin zum Finanzteam.

Weitere Bedingungen, die erfüllt werden sollten, sind unserer Meinung nach die flexible Skalierbarkeit des Systems, eine hohe Benutzerfreundlichkeit, eine intuitive Datenverarbeitung und Datenfilterung, sowie die Umsetzbarkeit von Sicherheits- und Compliancemaßnahmen.

Blicken Sie nach vorne: Welche Funktionen sind notwendig für dem Umstieg auf eine zentrale Datenverarbeitung? Entwickeln Sie eine Vision, die dann durch die Realisierung in einem praktischen Tool das tägliche Arbeiten vereinfacht.

Wenn Sie sich als Unternehmen für eine Lösung zur zentralen Datenverarbeitung entschieden haben, müssen Mitarbeitende im Umgang damit geschult werden. Brechen Sie gewohnte Prozesse auf und erklären Sie, wo und wie Daten zukünftig abgelegt werden können. 

Der Abbau von Datensilos ist nicht nur eine Aufgabe, die einmal angegangen auch abgeschlossen ist. Es handelt sich um eine ständige anhaltende Tätigkeit. Sorgen Sie für eine klare Dateninfrastruktur, die klar bleibt. Verhindern Sie Möglichkeiten für die Entstehung von neuen Dateninseln.  

Kommunizieren Sie den gewünschten und richtigen Umgang mit Daten in Ihrem Unternehmen und bauen Sie eine Kultur auf, die angepasste Workflows etabliert und so auch zukünftig keine wiederkehrenden Datensilos entstehen.