Die Vorteile von SharePoint klingen vielversprechend: Dazu zählen beispielsweise die Optimierung der Zusammenarbeit und Prozesse, die sich durch den Einsatz vereinfachen lassen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass SharePoint für ein zentrales Wissensmanagement genutzt werden kann.
Doch worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie Anwendungen auf der Basis von SharePoint erstellen?
In diesem Blog-Beitrag zeigen wir SharePoint Best Practice Beispiele, damit der Einsatz in Unternehmen gelingt. Denn der Prozess der Einführung sollte gut überlegt sein, um maximal von der Lösung profitieren zu können.
Was ist SharePoint?
Bei SharePoint ist der Name Programm: Die Software, die Teil von Microsoft 365 ist, bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, Informationen zu speichern, zu strukturieren und mit ausgewählten Team-Mitgliedern zu teilen oder für Kunden oder Partner freizugeben. Als Web-Plattform genutzt, können berechtigte Personen von überall aus auf Inhalte zugreifen.
Eine weitere praktische Funktion ist, dass sich Webseiten erstellen lassen. Beispielsweise kann SharePoint dazu dienen, die Grundlage für ein Intranet zu bilden. Auch sind Projekte einfach koordinierbar, da Listen anlegbar sind.
Als Anwendung aus der Microsoft-Familie bestehen viele Möglichkeiten der Verbindung mit anderen Lösungen. Dazu gehört die Microsoft Power Platform. Dabei basieren beide Lösungen auf Low-Code, sind also auch mit keinen oder nur wenig Programmierkenntnissen nutzbar.
Das zur Theorie: Doch was genau macht eine gute SharePoint App in der Praxis aus?
SharePoint Best Practice 1: Eigene Anforderungen prüfen – werden sie von SharePoint erfüllt?
Vor der Implementierung sollten Unternehmen prüfen, ob SharePoint die passende Lösung ist, um die individuellen Anforderungen zu erfüllen. Denn erst dann lässt sich beispielsweise durch einen erfahrenen Dienstleister eine gute Anwendung erstellen.
Es ist deshalb wichtig, dass sich Unternehmen über die Grenzen von SharePoint bewusst sind.
Wichtige Fragen im Vorfeld sind:
Relevant ist zu berücksichtigen, dass SharePoint vor allem in Bezug auf sehr hohe Datenmengen limitiert ist. Das betrifft beispielsweise die Anzahl von Berechtigungen, die Masse an Einträgen bei der Listenansicht, die Anzahl an Personen, die ein Dokument gleichzeitig bearbeiten können oder die maximale Größe eines Dokuments.
Alternativen zu SharePoint können bei großen Datenmengen u. a. das Dataverse als Komponente der Power Platform sein oder auch eine Standard-Datenbank.
SharePoint Best Practice 2: Nutzerfreundlichkeit gewährleisten
Unternehmen sollten bei der Erstellung einer SharePoint App auf eine übersichtliche Struktur achten und damit einen hohen Mehrwert schaffen. Denn dann können Mitarbeitende und andere zugriffsberechtigte Personen Informationen, Daten und Dokumente schnell und einfach finden.
Der Vorteil ist außerdem, dass SharePoint immer eine ähnliche Benutzeroberfläche bietet. Das bedeutet, wer einmal mit SharePoint gearbeitet hat, findet sich in anderen Anwendungen, die ebenfalls auf SharePoint basieren, in kürzester Zeit zurecht. Das kann zum Beispiel eine Projektverwaltung sein oder die Koordinierung von Tickets.
Von Haus aus besitzt SharePoint hier bereits praktische Funktionen, wie vorgefertigte Vorlagen, vorhandene APIs für die Verbindung zur Datenbank und notwendige Schnittstellen. Dazu zählen beispielsweise REST-APIs, Client-Side Objekt Model (CSOM) und JavaScript Object Model (JOM). Das macht SharePoint offen für die Verbindung mit eigenen oder auch externen Anwendungen oder Diensten, wie Microsoft Azure, ERP-/CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce. Der Wechsel zu separaten Systemen ist durch die Integration nicht notwendig.
Folgende Maßnahmen tragen ebenfalls zu einer intuitiven Benutzeroberfläche bei, sodass die Verwendung von SharePoint einfach gelingt:
Je übersichtlicher und nachvollziehbarer Inhalte in SharePoint strukturiert werden, desto höher die Nutzerfreundlichkeit und desto besser die User Experience. Das bewerten wir als einen wichtigen Punkt, der eine gute SharePoint App ausmacht. Schließlich ist eine Anwendung erst dann sinnvoll, wenn sie auch gerne genutzt wird.
SharePoint Best Practice 3: Zusammenarbeit optimieren
Sharing is caring. Das ist auch das Motto von SharePoint und der Schlüssel zu einer optimierten Zusammenarbeit. Im SharePoint lassen sich verschiedene Versionen von Dokumenten korrekt nachvollziehen, es ist immer die aktuelle Variante verfügbar und es wird eine gemeinsame Bearbeitung von Inhalten ermöglicht.
Zur einfachen Übersicht können Unternehmen unterschiedliche Team-Bereiche für eine gute Kollaboration anlegen, in denen Dokumente, Aufgaben und Kalender zentral verwalten werden. Bei SharePoint online können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was für eine höhere Effizienz sorgt. Zudem werden bei der Verbindung zu Microsoft Teams oder Microsoft Outlook andere Mitglieder der Arbeitsgruppe über Anpassungen informiert, somit sind immer alle auf dem aktuellen Stand.
SharePoint fördert die Kollaboration, denn es ist in Echtzeit nachvollziehbar, was in einem Dokument geändert wurde. Unternehmen können mit SharePoint ein Wissensportal aufbauen, von dem alle Mitarbeitenden und Anwender profitieren. Das kann beispielsweise eine praktische Dokumentenbibliothek in Form von Blogs oder Wikis sein. Mit der verbesserten Zusammenarbeit ergibt sich dank SharePoint zudem eine große Prozessoptimierung.
Bei Zusammenarbeit Compliance- und Sicherheitsaspekte berücksichtigen
Gerade im Unternehmen ist es aus Compliance- und Sicherheitsgründen relevant, dass nur eine Auswahl von bestimmten Personen Zugriff auf wichtige Dokumente erhält. Auch das ist mit SharePoint leicht realisierbar.
Es lässt sich hier eine genaue Zugriffsberechtigung vergeben, sodass Unternehmen geltende Datenschutzrichtlinien berücksichtigen. Optionen sind u. a. die Mehrfach-Authentifizierung (MFA) oder die Vergabe von Gastzugriffen.
SharePoint Best Practice 4: Anwendung nach eigenen Bedürfnissen gestalten
Die Stärke einer guten SharePoint App besteht darin, dass sie bereits viele Aspekte liefert, die nicht extra implementiert werden müssen. Dazu gehören praktische Schnittstellen oder APIs. Die SharePoint Umgebung lässt sich zudem durch eigenen Code optimieren und erweitern. Außerdem ist die Kompatibilität zu anderen Microsoft-Produkten möglich, wie Microsoft Teams oder OneDrive. SharePoint kann auch im Hintergrund einer anderen Anwendung als Datenbasis eingesetzt werden.
Hilfreich ist auch die Kombination mit anderen Low-Code-Lösungen, wie skybow Solution Studio von busitec Partner skybow. Damit gelingt der Umgang mit SharePoint noch einfacher.
Neben technischen Verbesserungen, kann auch die Optik der Benutzeroberfläche auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Das fördert, wie bereits genannt wurde, auch die Nutzerfreundlichkeit.
Als großen Vorteil von SharePoint bewerten wir die hohe Flexibilität. Sollten sich in der Praxis Fehler ergeben haben oder müssen Anpassungen aufgrund von sich ändernden Anforderungen vorgenommen werden, ist das in wenigen Schritten und mit wenig Arbeitsaufwand leicht umzusetzen.
SharePoint Best Practice 5: Der erfolgreiche Einsatz in der Praxis
Die Vorteile von SharePoint werden in diesem Anwendungsbeispiel deutlich.
In einer Case Study konnten wir zeigen, wie mit dem Einsatz von SharePoint, die Baumaßnahmenplanung optimiert werden konnte. Ziel war es mit den Lösungen SharePoint in Kombination mit skybow die interne Planung von Baumaßnahmen effizienter zu gestalten.
SharePoint diente hier zu einer detaillierten Listenansicht, um Aufgaben in einem Planer zu koordinieren und Aufträge übersichtlich zu verwalten. Dadurch bleiben zukünftig alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Prozesse werden beschleunigt und sind leicht nachvollziehbar. Die finale Auswertung von Projekten und Kosten lassen sich ebenfalls besser analysieren.
Wichtige SharePoint Take-aways und Best Practice Maßnahmen
Wir konnten in diesem Blog-Beitrag durch Best Practice Beispiele zeigen, was eine gute SharePoint Anwendung ausmacht. Wichtig sind ein kluger Aufbau der Struktur, um eine intuitive Nutzeroberfläche zu garantieren.
Damit dabei Datenschutzrichtlinien berücksichtigt werden, punktet SharePoint außerdem mit der Möglichkeit Zugriffe zu kontrollieren. Dadurch können nur ausgewählte Anwender Inhalte aufrufen, bearbeiten oder ansehen.
Am besten finden wir an SharePoint die optimierte Kollaboration und dass es sich hierbei nicht nur um ein Dokumentenmanagementsystem handelt, sondern es ein ganzes Wissensportal sein kann. Außerdem besteht Raum zur Individualisierung und Anpassung an eigene Bedürfnisse.
Es gibt also viele Faktoren, wie sich eine gute SharePoint App erstellen lässt. Dabei sollte aber zuvor auch immer klar sein, was Unternehmen wirklich wollen und welche Grenzen SharePoint haben kann.
