Prozesse optimieren: Einsatzbereiche von Workflows im Unternehmen

Mit automatisierten Workflows lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren. In unserer Beitragsserie „Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in vier Runden“ zeigen wir, wie man erfolgreich Workflows im Unternehmen einführen kann. Von den Grundlagen über Einsatzbereiche bis zu passenden Tools.

Nachdem wir uns in der ersten Runde des Workflow-Rennens in Stellung gebracht haben, wissen wir jetzt, was ein Workflow ist und warum man Workflows überhaupt verwendet. Nun sollten wir uns einmal überlegen, wann und wo Workflows zur Automatisierung denn so eingesetzt werden. Die Einsatzbereiche können je nach Unternehmen und Branche stark variieren, doch es gibt auch Arbeitsabläufe, die in allen Unternehmen gleich sind.

Immer, wenn wir in einem Arbeitsprozess die gleichen Arbeitsschritte wiederholen, bietet es sich an, diese Schritte in Form eines Workflows zu automatisieren.

Es gibt bestimmte Prozesse, die sich in vielen Unternehmen wiederfinden, auch wenn diese Abläufe im Detail immer etwas unterschiedlich sind:

Von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter wird für einen Zeitraum Urlaub beantragt. Dazu muss zunächst geprüft werden, ob er oder sie über genügend Urlaubsanspruch verfügt. Anschließend muss der oder die Vorgesetzte dem Urlaub zustimmen und die Verwaltung den neuen Restanspruch bestimmen. Zudem muss die Abwesenheit gegebenenfalls festgehalten werden.

Ein neuer Mitarbeiter beziehungsweise eine neue Mitarbeiterin muss in der IT „angelegt” und benötigt allerhand Berechtigungen. Außerdem geht es darum, ihn oder sie in der Personalbuchhaltung zu erfassen und den ersten Arbeitstag zu organisieren.

Arbeitsanweisungen werden zum Beispiel vom Qualitätsmanagement erstellt beziehungsweise überarbeitet und anschließend veröffentlicht. Dabei existieren veröffentlichte und in Bearbeitung befindliche Dokumente parallel. Zudem kann auf veröffentlichte Dokumente nur lesend zugegriffen werden.

Ist die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen, wird dieses über einen Review-Prozess zunächst geprüft und anschließend freigegeben und veröffentlicht. Danach werden alle von der Arbeitsanweisung betroffenen Mitarbeiter*innen über das neue Dokument informiert.

Wenn Rechnungen im Unternehmen ankommen, müssen die sowohl sachlich als auch fachlich geprüft werden. Erst danach kann die Rechnung in der Buchhaltung verarbeitet und bezahlt werden.

Workflows beziehungsweise deren Automatisierung sind aufgrund verschärfter, globaler Wettbewerbsbedingungen für viele Unternehmen mittlerweile ein wichtiger Baustein geworden, um gleichbleibende Kundenservices bei effizienter Nutzung vorhandener Ressourcen zu gewährleisten. Die Optimierung von Prozessen sowie Kostensenkung gewinnen so immer stärker an Bedeutung.

Automatisierte Workflows beziehungsweise Workflow-basierte Lösungen können die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen insgesamt erhöhen und zu einer Verkürzung von Bearbeitungszeiten führen. Insofern sind sie ein bedeutender Faktor für Produkt- und Servicequalität und tragen dazu bei, die Existenz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu sichern.