Einfach, schnell und intuitiv Anwendungen erstellen geht nicht ohne professionelle Entwickler mit fundierten Programmierkenntnissen? Stimmt nicht! Denn es gibt Lösungen für Unternehmen, die dank Low-Code flexibel eingesetzt werden können. Also auch von Mitarbeitenden, die nicht aus der IT kommen und keine Ausbildung in der Softwareentwicklung haben.
Die Microsoft Power Platform ist ein solches Toolset, das Unternehmen genau das bietet. Ein Teil davon ist Microsoft Power Apps. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen anhand von Praxisbeispielen 10 Power Apps Best Practices, damit der Start in Ihrem Unternehmen gelingt.
Power Apps Best Practice 1: Ziele klar definieren
Bevor Unternehmen mit der Entwicklung einer App beginnen, sollte ausreichend Zeit in die genaue Planung der Geschäftsanwendung investiert werden. Es muss klar sein, welches Problem mit der App gelöst werden soll.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Anforderungen der Nutzer und der Geschäftsbereiche zu kennen, in denen die Power Apps Anwendung eingesetzt werden soll. Wichtig ist zudem die Skalierbarkeit. Dies kann von Anfang an relevant sein, um die Anwendung leicht an sich ändernde Bedingungen oder eine größere Nutzerzahl einfach anpassen zu können. Das macht sie flexibel und zukunftsfähig.
Können die Vorgaben und Ziele mit Power Apps überhaupt erreicht werden? Auch diese Frage steht bei der Auswahl des Tools im Vordergrund.
Deshalb möchten wir Ihnen einige Beispiele geben, was mit Hilfe von Power Apps möglich ist:
Power Apps Best Practice 2: Anwender in die Entwicklung einbeziehen
Je mehr Input von den späteren Anwendern berücksichtigt wird, desto erfolgreicher kann die App-Entwicklung gelingen. Anforderungen und Erwartungen können dadurch gut verstanden und bei der Entstehung der Anwendung berücksichtigt werden.
Es ist auch hilfreich, sich in einer kleinen Gruppe mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen. So werden die Anwender dabei unterstützt nicht nur mit der fertigen App zu interagieren, sondern auch selbstständig Anpassungen vornehmen zu können.
In Power Apps gibt es zwei Varianten von vereinfachten Entwicklungsumgebungen:
Beim Einsatz der Lösung sollten Unternehmen beachten, dass Power Apps zwar einen Low-Code-Ansatz verfolgen, je nach Komplexität der Anwendung aber Programmierkenntnisse sinnvoll sein können. Für bestimmte Funktionen kann es deshalb notwendig sein auf Full-Code zurückzugreifen.
Sind diese Fähigkeiten dafür intern nicht vorhanden, sollten Unternehmen auf die Unterstützung und Expertise von IT-Unternehmen setzen. Diese können ihr Know-how in die Entwicklung von Anwendungen mit Power Apps einbringen. Weitere Gründe, weshalb sich eine solche Power Platform Sparring-Partnerschaft lohnt, haben wir in einem Blog-Beitrag zusammengefasst.
Power Apps Best Practice 3: Vorlagen verwenden
Einer der größten Vorteile von Power Apps ist die Benutzerfreundlichkeit. Dies wird zum Beispiel durch Drag-and-Drop erreicht. Auch die bereits vorhandenen Vorlagen sehen wir als Stärke.
Unser Tipp: Unternehmen sollten bei der Einführung von Power Apps auf bestehende Vorlagen zurückgreifen oder selbst Vorlagen entwickeln, die Faktoren, um beispielsweise die eigene CI im Design mit aufzunehmen. Wiederverwendbare Elemente ermöglichen eine noch schnellere Erstellung von Apps und ein einheitliches Erscheinungsbild verschiedener Projekte. Entwicklungsprozesse werden so beschleunigt und vereinfacht.
Power Apps Best Practice 4: Schulungen anbieten
Da Vorlagen verwendet werden können und Power Apps auf Low-Code basiert, ist die Bedienung oft einfach. Damit aber jeder mit der Benutzeroberfläche zurechtkommt und die Funktionen voll ausnutzen kann, empfehlen wir Unternehmen, Schulungen durchzuführen.
Wenn Unternehmen in Schulungen investieren, lassen sich Erfolge, wie eine höhere Effizienz bei der Anwendungsentwicklung mit Power Apps, besser erzielen und auch die Akzeptanz steigt, wenn die Bedienung verständlich erklärt wird.
Schulungen reduzieren zudem das Fehlerpotenzial und fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, wenn Wissen geteilt werden kann und alle auf einem ähnlichen Wissensstand sind.
Power Apps Best Practice 5: Datenquellen optimieren
Über sogenannte Konnektoren können verschiedene Datenquellen an Power Apps angebunden werden. Durch die praktische Integration in den Microsoft Kosmos gehören beispielsweise SharePoint, Microsoft Lists, Microsoft Dataverse und Excel dazu. Auch die Verbindung zu SQL-Datenbanken und Cloud-Diensten wie OneDrive oder Dropbox ist möglich. Die Anbindung von Drittsystemen wird ebenfalls unterstützt. Dazu gehört beispielsweise der Zugriff auf Daten aus Salesforce oder Google Drive.
Warum ist das wichtig: Eine Power App-Anwendung kann ein zentraler Ort für viele Arten von Daten sein. Sei es für die Projektplanung oder um doppelte Datenpflege zu vermeiden. Unser fünfter Best Practice Tipp beim Start einer Power Apps Anwendung ist, dass die Daten, mit denen die Verknüpfung stattfinden soll, gut strukturiert und aktuell sind. Gerade bei großen Datensätzen ist dies eine wichtige Grundvoraussetzung, um eine leistungsfähige Anwendung erstellen zu können.
Power Apps Best Practice 6: Hohe Datensicherheit gewährleisten
Power Apps funktionieren idealerweise durch die Nutzung und Verarbeitung von Daten. Überall dort, wo es um Daten geht, ist es relevant, dass mit diesen Daten sicher umgegangen wird. In Power Apps wird dies durch die Möglichkeit der Rollenzuweisung erfüllt.
Unternehmen sollten beim Start mit Power Apps diese Einstellungen nutzen und regeln, wer Zugriff hat, Daten einsehen, verändern oder auch löschen darf.
Power Apps Best Practice 7: Responsive Design berücksichtigen
Soll die App über Desktop, Tablet oder Smartphone genutzt werden? Dann ist es wichtig, dass die Darstellung der Anwendung auf allen Geräten benutzerfreundlich ist. Grundsätzlich unterstützt Power Apps ein dynamisches Design und ist flexibel auf alle unterschiedlichen Geräte ausgerichtet.
Dennoch empfehlen wir, die Fachanwendung auf allen Geräten zu testen und ein responsives Design zu berücksichtigen, damit sich die Inhalte an unterschiedliche Bildschirmgrößen und -auflösungen anpassen. Dabei helfen Tests und die Verwendung von Layout-Containern sowie die Überprüfung, wie Tabellen oder Galerien dargestellt werden.
Power Apps Best Practice 8: Entwicklungsschritte dokumentieren
Bei der Entwicklung von Anwendungen mit Power Apps sollte eine genaue Dokumentation erstellt werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Logiken verfolgt oder auch welche Datenquellen verwendet werden.
Weitere Vorteile einer guten Dokumentation sind:
Power Apps Best Practice 9: Erfolge messen
Unternehmen können mit Power Apps Zeit sparen, Prozesse verbessern und Kosten senken. Damit die Stärken des Tools nachvollziehbar und greifbar werden, sollten die Erfolge gemessen werden.
Durch die Überprüfung definierter Kennzahlen und KPIs kann die Anschaffung von Microsoft Power Apps gegenüber Führungskräften und Stakeholdern gerechtfertigt werden. Transparenz führt auch zu einer höheren Akzeptanz bei den Anwendern. Ausgaben, wie Lizenzkosten oder Schulungen, amortisieren sich nach einer gewissen Zeit und durch die Erfolgsmessung kann ein Return on Investment (ROI) nachgewiesen werden.
Power Apps Best Practice 10: Immer wieder Anpassungen vornehmen
Um die Effizienz, Aktualität und Benutzerfreundlichkeit von Power Apps Anwendungen zu gewährleisten, sollten sie regelmäßig angepasst und optimiert werden.
Anlässe für Verbesserungen oder Änderungen können sein:
