b.Hub - Enterprise Document Integration

b.Hub

Content-Lebenszyklus einfach verwalten

Dokumente mit b.Hub sicher und automatisiert übertragen

Für die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten und Daten setzen Unternehmen unterschiedliche Technologien ein. So kann ein Dokument bei der Erstellung in OneDrive landen, soll danach zur gemeinsamen Bearbeitung auf SharePoint verfügbar sein und bei Abschluss in ELO revisionssicher archiviert werden. Diese Übertragung manuell durchzuführen ist stark fehleranfällig, aufwändig und oft unvollständig.

Dokumentenlebenszyklus automatisieren

b.Hub bildet eine Schnittstelle zwischen dokumentenverarbeitenden Systemen, wie bspw. ECM-, Collaboration- oder Dokumentenmanagementsystemen. Mit b.Hub können Projekt- oder Prozessverantwortliche definieren, wo Dokumente zu welchem Zeitpunkt abgelegt, bearbeitet und archiviert werden. Mithilfe der b.Hub Templates und Konnektoren können Sie vorgefertigte Vorgänge umsetzen oder basierend auf dem b.Hub Framework individuelle Vorgänge abbilden. b.Hub ist ein cloudbasiertes Framework, das auf Basis von Microsoft Azure erstellt wurde, und kann Online- und OnPremises-Technologien miteinander verknüpfen.
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Welche Vorteile bringt eine Schnittstelle?

  • Informationsmanagement optimieren und dadurch Aufbewahrungspflichten nachkommen
  • Zentrale Anwendung zum Dokumentenaustausch und für dessen Monitoring statt schwer zu wartender Einzelintegrationen
  • Steigerung der Prozessqualität durch automatische und nachvollziehbare Durchführung
  • Kontrolle und Transparenz über den Dokumentenfluss
  • Verringerung manueller Tätigkeiten

Wie funktioniert die Schnittstelle?

  1. Kommunikation zwischen den Systemen wird über die Konnektoren ermöglicht
  2. Übertragungsregeln werden implementiert, basierend auf unseren fertigen Templates oder auf Ihren individuellen Anforderungen.
  3. Fertig!

Sie möchten mehr über b.Hub als Schnittstelle erfahren oder wissen nicht, ob Ihr Use Case damit abgebildet werden kann? Gerne stellen wir Ihnen das Produkt in einem Demotermin vor und beantworten Ihre Fragen.

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Content-Lebenszyklus verwalten

Automatisierte Archivierung

b.Hub überwacht regelbasiert Dokumenttypen oder Datensatzdeklarationen in den entsprechenden Systemen, überträgt diese automatisch und entlastet dadurch die Quelldatenbank.

Aufbewahrungspflicht erfüllen

Stellen Sie sicher, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden können.

Individuelle Klassifizierung

Bestimmen Sie, welche Dokumente und Inhalte in welchem Status übertragen werden müssen. Beispielsweise können Projektdokumente 3 Monate nach Abschluss archiviert werden oder Dokumente, die den Status “Aufbewahrungspflichtig” erhalten.

Für den User ändert sich nichts

Von der Übertragung bekommt der Anwender nichts mit, denn die Dokumente können trotzdem über die Suche im Quell- oder Zielsystem gefunden werden.

b.Hub Templates für den Einsatz der Schnittstelle

Archivierung von SharePoint Dokumenten in ELO ECM

Definieren Sie selbst einmalig, welche Dokumente (z.B. nach Dokumentenart) aus Ihren SharePoint Bibliotheken in Ihr ELO Archiv übertragen werden sollen. Dieser Vorgang kann mit Hilfe von unterschiedlichen Triggern angestoßen werden, bspw. nach dem Abschluss eines Projektes, mit der Vergabe eines bestimmten Wertes, nach einer gewissen Zeitspanne oder in regelmäßigen Abständen.

Übertragung von Dokumenten aus Microsoft Teams ins ELO ECM

Mit der Einführung von Microsoft Teams können schnell viele Dokumentenquellen entstehen, die meist nicht zentral auf Aufbewahrungspflichten geprüft werden. Lassen Sie nicht einfach alle Inhalte ungeprüft in ELO zu archivieren. Definieren Sie mit einer Richtlinie, dass geschlossene Teams erst mal geprüft werden sollen und entscheiden Sie, welche Inhalte inkl. Metadaten aufbewahrungspflichtig sind und somit automatisch in Ihr ELO Archiv übertragen werden.

Ablage von Microsoft Dynamics 365 Dokumenten in ELO ECM

Sie lassen in MS Dynamics 365 Apps Dokumente erstellen, die Sie archivieren möchten? Über b.Hub können diese Rechnungen, Bestellungen oder Angebote automatisiert verschlagwortet in Ihrem ELO Archiv abgelegt werden.

Publizierung von ELO Dokumenten in SharePoint

Publizieren Sie in ELO gespeicherte Dokumente im Intranet entweder als Kopie oder als Link auf das ELO-Dokument. Über SharePoint werden dann Suchmöglichkeiten und Berechtigungen definiert.

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