Wie wäre es mit einem virtuellen Café in Microsoft Teams? Gerade jetzt, wo viele im Homeoffice arbeiten müssen, ist ein lockerer und privater Austausch mit Teammitgliedern wichtig. Wir zeigen euch, wie ihr mit nur wenigen Klicks ein solches Café erstellt.

„Cloud first“ beziehungsweise „Remote first“ ist ja schon seit langem unsere Unternehmensphilosophie. Doch jetzt, in der Corona-Krise, arbeiten plötzlich alle Mitarbeiter*innen im Homeoffice. Das ist auch für uns neu. Technisch gesehen waren damit keine besonderen Herausforderungen verbunden, da alle Business-Anwendungen bereits „cloud ready“ sind. Trotzdem ist es uns sehr wichtig, dass wir in diesen Zeiten unseren Team-Spirit nicht verlieren. So entstand die Idee, unsere Gespräche, die wir sonst mit den Teammitgliedern beim Kaffeeholen oder im Vorbeigehen führen, auch remote verfügbar zu machen. Dabei bot sich in unserem Fall das Collaboration-Tool Microsoft Teams an.

Mit diesen drei Schritten hatten wir an Tag eins unserer Wir-bleiben-Zuhause-Aktion eine virtuelle Kaffeeküche erstellt:

1. Öffentliches Team finden oder erstellen und einen Kanal einrichten

Eine Kaffeeküche im Büro ist ein öffentlicher Ort, weshalb das auch virtuell so sein sollte. Für eure virtuelle Kaffeeküche sucht ihr euch in Microsoft Teams am besten ein Team aus, das öffentlich ist und in dem bereits alle Mitarbeiter*innen Mitglied sind. In unserem Fall war es das „b.arcamp”, eine interne Plattform für den regelmäßigen Wissensaustausch.

Nun erstellt ihr in diesem Team einen separaten Kanal, damit der restliche Austausch davon erstmal nicht betroffen ist. Auch diesen Kanal macht ihr „für alle Teammitglieder zugänglich“, damit jede und jeder im Unternehmen darauf zugreifen kann. Der Vorteil eines Kanals gegenüber einer reinen Besprechung ist, dass dort mehrere Unterhaltungen geführt, Dokumente ausgetauscht und weitere Funktionen von Microsoft Teams genutzt werden können. So könnt ihr euch außerhalb der Video-Konferenz über aktuelle und interessante Themen austauschen.

Ach ja, und dann gebt eurer virtuellen Kaffeeküche noch einen prägnanten Namen, damit man sich auch eingeladen fühlt. Wir haben unsere übrigens „Coffee b.ar“ getauft.

Die virtuelle „Coffee b.ar“ als Kanal im Team „b.arcamp“.

2. Offene Besprechung im Kanal anlegen

Als nächstes erstellt ihr eine Besprechung über: Kalender -> Neue Besprechung

Nehmt nun noch ein paar Einstellungen vor:

– Ansprechenden Besprechungstitel wählen: Zum Beispiel „Die Coffee b.ar ist eröffnet ?“
– Uhrzeit oder auch Öffnungszeiten: 8:00 – 17:00 Uhr
– Wiederholung: Jeden Arbeitstag (Mo. – Fr.)
– Kanal: Den Kanal auswählen, den ihr gerade angelegt habt. In unserem Fall „Coffee b.ar“ im Team „b.arcamp“
– Keine Teilnehmer hinzufügen
– Kurze Beschreibung zur virtuellen Kaffeeküche formulieren

Die Uhrzeit ist dabei nicht bindend, denn man kann später jederzeit der Besprechung beitreten. Alle Teammitglieder können jetzt die Besprechung annehmen. Achtung: Da es sich um eine Besprechung handelt, taucht in eurem Outlook-Kalender ein Termin-Blocker auf! Das ist nicht die schönste Lösung. Um andere Terminplanungen trotzdem problemlos in Outlook durchzuführen, sollte der Blocker von „gebucht“ auf „frei“ geändert werden. Das kann über das Anlegen in Teams leider nicht zentral vergeben werden.

3. Alle Teammitglieder informieren und loslegen

Die ersten beiden Schritte hat erst einmal niemand mitbekommen, daher solltet ihr eure virtuelle Kaffeeküche nun publik machen. In eurem Kanal ist mit der Erstellung der Besprechung auch ein Fenster zur Unterhaltung aufgetaucht, das ihr nun für die Kommunikation nutzen könnt.

Fenster für Unterhaltungen in der virtuellen Kaffeeküche.

Formuliert nun eine freundliche Einladung als Kommentar und taggt dabei das Team, in dem sich die neue Kaffeeküche befindet. In unserem Fall ist es das Team „b.arcamp“. So bekommt jede und jeder eine kurze Info, dass er/sie irgendwo markiert wurde, sieht direkt die Besprechung und somit die Einladung zur virtuellen Kaffeeküche. Das war’s schon. Fertig ist eure virtuelle Kaffeeküche in Microsoft Teams.

Virtueller Austausch am Morgen. „Live“-Bilder aus unserer „Coffee b.ar“.

Wichtige Hinweise und mögliche Ausgestaltung

Da wir rund 40 Mitarbeiter*innen haben, ist das Taggen aller vollkommen in Ordnung. Letztlich hatten wir auch noch nie den Fall, dass sich mehr als zehn Personen gleichzeitig in einer Kaffeerunde befanden. Bei einem Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeiter*innen kann dies aber schnell unübersichtlich werden. Natürlich lässt sich die genannte Herangehensweise auch für einzelne Teams realisieren, die einen überschaubaren Empfängerkreis haben.

Mit diesem Prinzip einer offenen Besprechung lassen sich auch andere Formate zum Erhalt des Team-Spirits realisieren. Beispielsweise eine tägliche Yoga-Runde, ein wöchentlicher virtueller Spieleabend oder statt der Kaffeeküche die After-Work-Lounge. Seid kreativ und ihr werdet eure Arbeit im Homeoffice lieben.

Eine Alternative

Alternativ zur Erstellung einer Besprechung kann auch die Funktion der „Sofortbesprechung“ genutzt werden. Hierfür einfach:

1. In den entsprechenden Kanal wechseln
2. In der Unterhaltung unten auf „Sofortbesprechung“ klicken
3. Titel vergeben, z.B. „Morgenkaffee“, und starten
4. Das hat erst mal keiner mitbekommen, daher: den Kanal taggen und damit das Team darauf aufmerksam machen.

Ein Vorteil wäre auf jeden Fall, dass der Terminblocker in Outlook nicht auftaucht. Ein Nachteil, dass hier etwas mehr Klicks zum Start notwendig sind. Das kann für den ein oder anderen User schon eine Hemmschwelle sein. Bei uns hat sich zumindest die erste Variante etabliert.

Wir wünschen euch viel Spaß beim Nachbauen!