Mit automatisierten Workflows lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren. In unserer Beitragsserie „Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in vier Runden“ zeigen wir, wie man erfolgreich Workflows im Unternehmen einführen kann. Von den Grundlagen über die Abgrenzung zu Prozessen und Einsatzbereiche bis zu passenden Tools.

In den voran gegangenen Beiträgen haben wir gezeigt, was ein Workflow ist und wozu man Workflows verwenden kann. Nun kommen wir dazu, wie solche Workflows technisch erstellt werden. Um eines gleich vorwegzunehmen: Dabei gibt es viele Wege, die zum Ergebnis beziehungsweise zu einem Workflow führen.

Generell geht es bei der Implementierung darum, einen (betriebswirtschaftlichen) Ablauf in Form eines Prozesses in einen (technischen) Workflow zu übersetzen. Dazu gibt es diverse Werkzeuge, die einen dabei unterstützen können. Zunächst stellen sich zwei Fragen:

– Wo laufen meine Workflows?
– Wie wird aus meinem Prozess ein Workflow?

Workflows mit SharePoint

In Bezug auf das „Wo“ betrachten wir zunächst einmal SharePoint. SharePoint bringt von Haus aus bereits eine Plattform für das Ausführen von Workflows mit. Diese ist ein Bestandteil des sogenannten „.Net Framework“, das die technologische Basis von SharePoint bildet. Darauf aufbauend bietet SharePoint bereits eine ganze Reihe von (technischen) Diensten, die für die Verwaltung von Workflows wichtig sind, zum Beispiel Aufgabenverwaltung, Verwaltung von laufenden Workflows oder ein Protokoll für Workflows.

Um in SharePoint einen Workflow zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

– SharePoint Designer
– Nintex Workflow
– Nintex Forms
– Visual Studio
– K2

Workflows mit SharePoint Designer

Der SharePoint Designer ist kostenlos erhältlich für:

– SharePoint 2010
– SharePoint 2013 beziehungsweise SharePoint 2016

SharePoint Designer ist die einfachste Möglichkeit, um einen Workflow zu erstellen. Es handelt sich dabei um eine Anwendung, die sich mit SharePoint verbindet, um unter anderem Workflows zu erstellen. Im SharePoint Designer wird der Prozess „textuell” in Form von Sätzen beschrieben. Ein einfacher Workflow kann dann etwa so aussehen:

„Wenn das aktuelle Element einen Bestellwert > 1000 hat
dann sende eine Benachrichtigung an den Ersteller
und erstelle eine Aufgabe für den Einkauf“

Und so sieht es dann umgesetzt aus:

Nach diesem Muster wird der komplette Prozess beschrieben. Die „Sätze“ lassen sich noch ein wenig zu strukturieren, damit man einzelne Aspekte dieses Prozesses besser im Workflow erkennen kann. Nachdem der Workflow komplett beschrieben wurde, kann er aus dem SharePoint Designer veröffentlicht werden.

Auch wenn der SharePoint Designer den Begriff „Designer” im Namen trägt, so dient er inzwischen kaum noch dazu, tatsächliche „Design”-Arbeiten durchzuführen. Um Anpassungen, etwa am Erfassungs- und Bearbeitungsformular einer SharePoint-Liste vorzunehmen, benötigt man entweder Microsoft Power Apps – was dann auch eine entsprechende Lizenz auf dem Client und Server voraussetzt – oder man muss das Formular selbst, zum Beispiel durch JavaScript anpassen.

Workflows mit Nintex Workflow

Im Gegensatz zum SharePoint Designer handelt es sich bei Nintex Workflow um eine kostenpflichtige Erweiterung für SharePoint. Nach der Installation stehen neue Menü-Punkte im Ribbon von SharePoint zur Verfügung, um den Workflow-Designer von Nintex zu starten. In diesem Designer lassen sich Workflows visuell durch sogenannte Aktionen erstellen. Die komplette Bearbeitung findet in diesem Fall direkt im Browser statt, eine separate Anwendung ist dazu nicht notwendig. Unser Beispiel würde visuell folgendermaßen dargestellt:

Auch in diesem Fall muss der Workflow veröffentlicht werden, damit er anschließend verwendet werden kann. Darüber hinaus bietet Nintex noch einige „Komfort-Funktionen”, die die Arbeit mit Workflows erheblich vereinfachen. So lassen sich Workflows beispielsweise exportieren und importieren, um diese einfach zu kopieren – entweder in eine andere Liste beziehungsweise Website oder von einem Test- zu einem Produktivsystem. Zum anderen können häufig verwendete Abläufe ausgelagert werden, etwa eine Abfolge von Aktionen, die immer wieder notwendig ist. So können diese Abläufe zum Beispiel von mehreren Workflows verwendet werden, ohne dass man den Ablauf jedes Mal wieder neu im Workflow abbilden muss.

Workflows mit Nintex Forms

Neben dem Workflow-Designer verfügt Nintex auch über ein umfangreiches Formular-Management. Mit Nintex Forms können sowohl Listen-Formulare individuell angepasst werden als auch die menschlichen Interaktionen innerhalb eines Workflows. Somit können zum Beispiel Aufgaben individuell angepasst werden, so dass einem Verantwortlichen alle für die Bearbeitung einer Aufgabe notwendigen Informationen direkt zur Verfügung stehen. Wie auch schon beim Workflow-Designer ist auch für den Formular-Designer keine Zusatzsoftware notwendig; die komplette Formular-Gestaltung lässt sich direkt aus dem Browser heraus durchführen. Ein einfaches Formular könnte etwa so aussehen:

Workflows mit Visual Studio

Wenn die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten des SharePoint Designers oder von Nintex nicht ausreichen, können Workflows auch mit Hilfe von Visual Studio umgesetzt werden. Hierzu werden allerdings Kenntnisse in der Software-Entwicklung und insbesondere Kenntnisse über die Funktionsweise der Windows Workflow Foundation und von SharePoint benötigt. Dafür bietet eine solche Entwicklung die meisten Freiheitsgrade, um individuelle Workflows zu entwickeln.

Workflows mit K2

Natürlich ist die von SharePoint bereitgestellte Workflow-Plattform nicht ohne Alternativen. K2 beispielsweise verwendet eine eigene Plattform, um Workflows auszuführen. Diese werden unabhängig von SharePoint ausgeführt, was einen Betrieb von K2 auch ohne SharePoint ermöglicht.

Zur Modellierung von Prozessen stellt K2 verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, die sich entweder aus einem Browser heraus aufrufen lassen oder sich in Visual Studio integrieren. Je nachdem, welche Anpassungen innerhalb eines Workflows vorgenommen werden müssen, bietet sich der eine oder der andere Weg an, um Workflows mit K2 zu entwerfen.

Quelle: K2

Workflows mit ELO

Wie eingangs bereits angesprochen, ist SharePoint nur eine von vielen Plattformen die mir bei der Umsetzung von Workflows helfen können. Wenn ich das Dokumentenmanagementsystem ELO verwende, dann können auch auf dieser Plattform eigene Workflows umgesetzt und Geschäftsprozesse voll automatisiert gesteuert werden. Dies hilft zum Beispiel bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung, der Freigabe von Urlaubsanträgen oder der Bearbeitung von Bestellanforderungen.

Quelle: ELO Digital Office

Weitere Artikel zur Blog-Serie:

Runde 1: Was ist ein Workflow?
Runde 2: Einsatzbereiche von Workflows im Unternehmen
Runde 4:  Workflows am Beispiel von Onboarding