ELO Vertragsmanagement bei der Germania Fluggesellschaft

26. Januar 2016

Die Herausforderung

Die Germania Fluggesellschaft fliegt mehr als 140 Reiseziele an und beschäftigt über 60​0 angestellte Pilotinnen, Piloten und FlugbegleiterInnen. Mit der Größe des Unternehmens wachsen auch die Menge an papierbasierenden Dokumenten und beteiligten Instanzen im Informationsmanagement-Prozess.

Mit einer Veränderung sollen interne Prozesse optimiert und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit weiter gesteigert werden. Die relevanten Vertragsdokumente bei Germania wurden bisher sowohl in elektronischer Form im Dateisystem als auch in Papierform an unterschiedlichen Stellen des Unternehmens abgelegt und verwaltet. Hervorgerufen durch das starke Wachstum der Germania in den letzten Jahren und ein damit erhöhtes Aufkommen von Vertragsunterlagen zeigten sich regelmäßig folgende Herausforderungen im Unternehmen​:

  • Recherche nach Vertragsdokumenten sehr zeitaufwendig.
  • Vollständigkeit und Aktualität von Unterlagen schwer feststellbar.
  • Kein durchg​​ängiges Berechtigungskonzept für den Zugriff auf Vertragsunterlagen.
  • Keine systematische Beachtung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Änderungsfristen.

Die Lösung

Mit dem Rollout eines dynamischen Vertragsmanagements werden alle Verträge nun systematisch in ELO abgelegt. In der übersichtlichen Ablagestruktur findet man die benötigten Verträge über mehrere Ansichten. Die Verträge und der zugehörige Schriftverkehr sind im Aktenplan einfach auffindbar, dem Vertragspartner zugeordnet oder je nach Anforderung auch nach Vertragsart sortiert. Vertragsrelevante E-Mails können zusätzlich mit einem Klick über Outlook in ELO abgelegt und den Vertragspartnern automatisch zugeordnet werden. Alle Abteilungen greifen flexibel und standortübergreifend über den Web-Client auf ihre Verträge zu. Weiterhin können nun Dokumentenvorlagen und die Stammdaten der Vertragspartner zentral verwaltet werden.​

Der Nutzen

Vor, während und nach der Einführung steht auch der Anwender im Fokus. Mit stetigem Anwendersupport und -schulungen wird eine hohe Anwenderzufriedenheit erreicht. Somit basieren auch zukünftige Erweiterungen auf einer hohen Nutzer-Akzeptanz.

  • ​Einfache und vollständige Ablage aller Vertragsdokumente in elektronischer Form.
  • Umsetzung einer einheitlichen Ablagesystematik.
  • Schnelle Recherche nach Vertragsunterlagen anhand von Metadaten oder Dokumentinhalten.
  • Anwendung eines definierten, transparenten und komplexen Berechtigungssystems.
  • Systematische Verwaltung aller Vertragsfristen.

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